KÖZIGAZGATÁSI ELLENŐRZÉSI TECHNIKÁK: JELLEMZŐK ÉS PÉLDÁK - DUDAS - 2024

Az adminisztratív ellenőrzés technikája az információgyűjtés és felhasználás módszere a különféle szervezeti erőforrások - például az emberi, fizikai, pénzügyi és a szervezet egésze - teljesítményének értékelésére, az alkalmazott szervezeti stratégiák fényében.

A menedzsment művészet és tudomány egyaránt. Az adminisztráció és funkciói folyamatosan fejlődnek, hogy lépést tartsanak az idővel. Az adminisztratív ellenőrzési funkció az idő múlásával is fejlődik, így továbbra is új technikák jelennek meg.

Forrás: pixabay.com

Az ellenőrzés alapvető adminisztratív funkció. Ez a szervezeti tevékenységek szabályozására szolgál, és összehasonlítja a tényleges teljesítményt a várt szervezeti standardokkal és célokkal.

Az ellenőrzési technikák biztosítják a teljesítmény méréséhez és ellenőrzéséhez szükséges információk típusát és mennyiségét. A különféle vezérlőelemektől származó információkat hozzá kell igazítani egy adott vezetési szinthez, osztályhoz, egységhez vagy művelethez.

A teljes és következetes információ biztosítása érdekében a vállalatok gyakran szabványos jelentéseket használnak, például pénzügyi, állapot- és projektjelentéseket. A szervezeten belül azonban minden egyes terület saját specifikus ellenőrzési technikákat alkalmaz.

Technikák felsorolása (példákkal)

- Hagyományos technikák

Ezek olyan technikák, amelyeket hosszú ideig alkalmaznak az üzleti szervezet területén, és amelyek továbbra is használatban vannak.

Személyes megfigyelés

Ez a leg tradicionálisabb ellenőrzési technika. Ez lehetővé teszi a vezetőnek, hogy első kézből információkat gyűjtsön az alkalmazottak teljesítményéről.

Ugyanakkor pszichológiai nyomást gyakorol a munkavállalókra is, hogy jobban teljesítsenek, és így célkitűzéseiket jól elérjék, mivel tisztában vannak azzal, hogy személyesen megfigyelik őket munkahelyen.

Ez azonban időigényes feladat, és nem használható hatékonyan mindenféle munkához.

Statisztikai jelentések

Ez a jelentések és adatok általános elemzése, amelyeket átlagok, százalékok, mutatók, korrelációk stb. Formájában használnak. Különböző szempontból. Információkat mutatnak be a szervezet teljesítményéről a különféle területeken.

Az ilyen típusú információ akkor hasznos, ha különféle formában nyújtják be, például diagramok, grafikonok, táblázatok stb. Ez lehetővé teszi a vezetők számára, hogy könnyebben elolvashassák őket, és megkönnyíti a teljesítmény-összehasonlítást a megállapított szabványokkal és az előző időszakok szabványaival.

Növekményes elemzés

A költségek, a mennyiség és a nyereség kapcsolatának tanulmányozására szolgál. Az általános helyzet elemzésével határozza meg a különböző aktivitási szintek várható nyereségeinek és veszteségeinek általános keretét.

Az értékesítés olyan mennyiségét, amelyben nincs nyereség vagy veszteség, töréspontnak nevezik. Ezt a következő képlettel lehet kiszámítani:

Növekményes pont = Rögzített költségek / (Egységenkénti eladási ár - egységenként változó költségek).

Ezen elemzés révén a vállalat ellenőrizheti változó költségeit, és meghatározhatja azt a tevékenységi szintet is, amelyen elérheti a profitcélját.

Költségvetési ellenőrzés

Ennek a módszernek a felhasználásával különféle költségvetéseket készítenek a szervezeten belül elvégzendő különféle műveletekre.

Ezek a költségvetések szabványként szolgálnak, hogy összehasonlítsák azokat a tényleges eredményekkel, és így megteszik a szükséges intézkedéseket a szervezet céljainak eléréséhez.

Ezért a költségvetés úgy határozható meg, mint a várható eredmény mennyiségi kimutatása, amelyet egy meghatározott jövőbeli időszakra készítenek el egy bizonyos cél elérése érdekében. Ez egy olyan nyilatkozat, amely tükrözi az adott időszakra vonatkozó politikát.

Elősegíti a koordináció és kölcsönös függőség kialakítását a különböző osztályok között. Például a beszerzési költségvetést nem lehet elkészíteni anélkül, hogy tudnánk a szükséges anyagmennyiséget. Ez az információ a termelési költségvetésből származik. Ez utóbbi viszont az értékesítés költségvetésén alapul.

A költségvetésnek rugalmasnak kell lennie, hogy a szükséges változtatások később, az uralkodó környezet igényei szerint, könnyen elvégezhetők legyenek.

Költségvetési típusok

- Értékesítési költségvetés: Ez egy kimutatás arról, hogy a szervezet mennyit fog értékesíteni mennyiség és érték szempontjából.

- Termelési költségvetés: Ez egy kimutatás arról, hogy egy szervezet mit tervez előállítani a költségvetési időszakban. Ez az eladási költségvetésből készül.

- Anyagköltség: a termeléshez szükséges anyagok becsült mennyiségének és költségének kimutatása.

- Készpénz-költségvetés: ezek a költségvetési időszakra előre jelzett pénzbeáramlások és -kifizetések. Megfelel a tervezett cash flow-nak.

- Tőkeköltségvetés: Ez a fő hosszú távú eszközökre, például egy új gyárra vagy nagyobb berendezésekre vonatkozó becsült kiadás.

- Kutatási és fejlesztési költségvetés: ezek a termékek és folyamatok fejlesztésének vagy finomításának becsült költségei.

-Modern technikák

Ezek a technikák újfajta gondolkodást kínálnak, és új módszereket adnak arra, hogy a szervezet különféle aspektusait ellenőrizzük.

A befektetés megtérülése (ROI)

Alapvető fogalmakat határoz meg annak meghatározására, hogy az üzleti vállalkozásba befektetett tőkét hatékonyan használják-e az ésszerű hozam elérésére.

A ROI hatékony megfigyelő eszközként szolgál a szervezet, illetve az egyes részlegek vagy osztályok teljes teljesítményének mérésére. Segít az osztályvezetőknek felfedezni azokat a kérdéseket is, amelyek negatívan befolyásolják a megtérülést.

A számításhoz használt képlet a következő: A befektetés megtérülése = (nettó jövedelem / összes beruházás) x 100.

Az adózás előtti vagy utáni nettó jövedelem felhasználható a megtérülés megtérülésére. A teljes beruházás magában foglalja az állóeszközbe történő befektetést, valamint az üzleti életbe befektetett működőtőkét.

Indikátorok elemzése

Ez egy olyan módszer, amellyel elemezhetik egy kereskedelmi társaság pénzügyi kimutatásait különböző mutatók kiszámításával.

A szervezetek által leginkább használt mutatók a következő kategóriákba sorolhatók:

Likviditási mutatók

Ezeket úgy számolják, hogy megértsék az üzleti vállalkozás rövid távú pénzügyi helyzetét és a rövid távú kötelezettségek fizetésére való képességét. Magában foglalja az aktuális és a gyors indikátort:

- Folyó mutató = Forgóeszközök / folyó források

- Gyors mutató = Készpénz + követelések / számlák / rövid lejáratú kötelezettségek.

Szolvencia mutatók

A kiszámításuk célja az üzleti vállalkozás hosszú távú fizetőképességének és a hosszú távú tartozások megfizetésére való képességének meghatározása. Magában foglalja az adósságmutatót, az ingatlanmutatót, a kamatfedezeti mutatót stb.

- adósság mutatója = tartozás a hitelezőknek / részvényeseknek.

- Tulajdonosi mutató = Részvényesi alap / összes eszköz.

Jövedelmezőségi mutatók

Segítik az üzleti vállalkozások jövedelmezőségének elemzését. Például a bruttó profit mutatója, a nettó profit mutatója, a kereskedelem mutatója stb.

- Bruttó profit mutatója = Bruttó profit / nettó árbevétel × 100.

- Nettó eredmény mutató = Nettó profit / nettó árbevétel x 100.

Forgalmi mutatók

Segítik annak megismerésében, hogy az erőforrásokat hatékonyan felhasználják-e az üzleti műveletek hatékonyságának növelésére. Például a készletforgalom mutatója, az adós forgalom mutatója, az állóeszköz-forgalom mutatója stb. A magasabb forgalom az erőforrások jobb felhasználását jelzi.

- Készletforgalom mutatója = Az eladott áruk költsége / Átlagos készlet.

- Adós forgalom mutatója = Nettó hitelértékesítés / átlagos követelések.

Felelősség elszámolása

Ez egy számviteli rendszer, amelyben a szervezet különféle szekcióinak, részlegeinek és szervezeti egységeinek általános részvétele "felelősségi központként" van meghatározva.

Az egyes központok vezetője felel a központjának kitűzött cél eléréséért. A felelősségvállalási központok lehetnek a következő típusok.

Költségközpont

Olyan szervezeti egységre vonatkozik, amelynek menedzsere felel a központban felmerült költségekért, de nem a bevételekért.

Például egy szervezet termelő részlege költségcentrumként osztályozható.

Bevételi központ

Olyan osztályra utal, amely a bevétel generálásáért felel. Például a marketing osztály.

Profit központ

Olyan osztályra vonatkozik, amelynek igazgatója felel mind a költségekért, mind a bevételekért. Például a javítási és karbantartási osztály.

Befektetési központ

Te vagy a felelős a nyereségért, valamint az eszközök formájában végzett befektetésekért. A befektetési központ teljesítményének megítéléséhez kiszámítják a befektetés megtérülését, és összehasonlítják a korábbi évek hasonló adataival maga a központ és más hasonló vállalatok esetében.

Vezetői ellenőrzés

Ez a szervezet vezetésének általános teljesítményének szisztematikus értékelésére utal. A cél az adminisztráció hatékonyságának és eredményességének felülvizsgálata, és annak teljesítményének javítása a jövőbeni időszakokban.

Döntse el a szervezet vezetésének általános teljesítményét. Alapvető célja a vezetési funkciók ellátásának hiányosságainak azonosítása. Ez garantálja a meglévő irányítási politikák frissítését.

Biztosítja a meglévő irányítási politikák és technikák szükséges módosítását, a környezet változásainak megfelelően.

A menedzsment teljesítményének folyamatos figyelemmel kísérése javítja az irányítási rendszert.

Pert és CPM

A PERT (ütemezett áttekintési és értékelési technika) és a CPM (kritikus út módszer) fontos hálózati technikák, amelyek hasznosak a tervezésben és az irányításban.

Ezek a technikák segítenek a menedzsment különféle funkcióinak elvégzésében, például a tervezés, az ütemezés és az időhöz kötött projektek végrehajtásában, amelyek különféle összetett, változatos és egymással összefüggő tevékenységeket foglalnak magukban.

Ezeket a projektek elvégzéséhez szükséges teljes idő kiszámításához használják, és azonosíthatják azokat a szűk keresztmetszetű tevékenységeket, amelyek kritikus hatással vannak a projekt befejezési időpontjára.

Következésképpen ezek a technikák nagyon összefüggenek egymással, és olyan tényezőkkel foglalkoznak, mint például az időbeosztás és az erőforrások elosztása e tevékenységekhez.

Vezetői információs rendszer

Pontos, időszerű és naprakész információkat nyújt a különböző irányítási döntések meghozatalához. Ezért fontos kommunikációs eszköz, valamint nagyon hasznos ellenőrzési technika.

Ez az eszköz információkat szolgáltat a vezetőknek, hogy a szabványoktól való eltérések esetén megfelelő korrekciós intézkedéseket tehessenek.

Irodalom

1. Toppr (2019). A vezetői ellenőrzés technikái. Forrás: toppr.com.
2. Kalpana (2019). Vezetési irányítás technikái: Hagyományos és modern technikák. Üzleti menedzsment ötletek. Forrás: üzletemberagementideas.com.
3. Wikipedia, a szabad enciklopédia (2019). Vezetési ellenőrző rendszer. Forrás: en.wikipedia.org.
4. Priyali Sharma (2019). Az ellenőrzés és a vállalkozásirányítás 14 legnépszerűbb technikája. Az Ön cikkkönyvtára. Forrás: yourarticlelibrary.com.
5. Gaurav Akrani (2011). Vezérlési technikák - 10 vezérlési módszer. Kalyan City Life. Készült: kalyan-city.blogspot.com.
6. Cliffs Notes (2019). Szervezeti ellenőrzési technikák. Forrás: cliffsnotes.com.