KÖZIGAZGATÁSI ELLENŐRZÉS: ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK, CÉLOK, PÉLDÁK - DUDAS - 2026

Az adminisztratív ellenőrzés az a folyamat, amelynek során a vezetők befolyásolják a szervezet többi tagját a stratégiák végrehajtására. A végrehajtás a menedzser által kapott információ alapján történik.

A koordinációval, az erőforrások elosztásával, a motivációval és a teljesítményméréssel foglalkozik. A menedzsment kontroll gyakorlata és a menedzsment kontroll rendszerek tervezése számos tudományos tudományágon alapszik.

Forrás: pixabay.com

Az adminisztratív ellenőrzés kiterjedt mérést foglal magában. Ezért összefügg és megköveteli a számvitel, különösen a vezetői számvitel inputját. Másodszor, az erőforrás-elosztási döntéseket foglalja magában. Ezért összefügg, és a közgazdaságtan, különösen a vezetői közgazdaságtan hozzájárulását igényli.

Harmadszor, ez magában foglalja a kommunikációt és a munka motivációját. Ez azt jelenti, hogy összefügg és megköveteli a szociális pszichológia, különösen a szervezeti magatartás hozzájárulását.

Az üzleti vállalkozáson belüli rossz ellenőrzés jelentős veszélyeket jelent, mint például az erőforrások nem megfelelő felhasználása, feldolgozási hibák, csökkent jövedelmezőség, a szabályozásnak való megfelelés hiánya, vagyontárgyak lopása vagy alkalmazottjainak jogellenes elsajátítása.

Termesztés és ellenőrzés

A tervezés és az ellenőrzés között szoros kapcsolat van. A tervezés olyan folyamat, amelynek során meghatározzák a szervezet céljait és a célok elérésének módszereit. Az ellenőrzés olyan folyamat, amely a tényleges teljesítményt méri és irányítja a szervezet tervezett céljaival szemben.

A stratégiák kidolgozása és a tervek kidolgozása után a menedzsment fő feladata lépések megtétele annak biztosítása érdekében, hogy ezeket a terveket végrehajtják, vagy ha a körülmények megkövetelik, a tervek módosítása.

Az adminisztratív ellenőrzés az egyik vezetői funkció, mint a tervezés, szervezés, felügyelet és irányítás.

Fontos funkció, mivel segít a hibák ellenőrzésében és a korrekciós intézkedések meghozatalában a szabványoktól való eltérések minimalizálása és a szervezet által kitűzött célok kívánt módon történő elérése érdekében.

Az adminisztratív vezérlés úgy definiálható, mint a rendszer funkciója, amely a terv eléréséhez szükséges műveleteket módosítja, vagy a rendszer célkitűzéseinek változásait a megengedett határokon belül tartja.

Közigazgatási ellenőrző rendszerek

Ezek olyan rendszerek, amelyek információkat gyűjtnek és felhasználnak a különböző üzleti erőforrások, például az emberi, fizikai, pénzügyi és általában a szervezet teljesítményének értékelésére az alkalmazott irányítási stratégiák eredményeként.

Ezért ezek az adminisztratív és gazdasági hatékonysághoz szükséges formális eljárások. A vezetők arra használják, hogy fenntartsa vagy megváltoztassa a szabványokat a szervezet tevékenységeiben.

Mivel a társaság teljes ellenőrzési rendszerének szerves része, célja annak biztosítása, hogy a vezetés tervei és politikája teljes időben megvalósuljon.

Tartalmazhatnak mindent, a készletek rendelésének módjától kezdve az eszközök ütemezett használatáig, a feladatok hozzárendeléséig vagy a készlet kezeléséig.

A menedzsment-ellenőrzési rendszer az a módszer, amellyel a vezetők dokumentálhatják szervezeti stratégiájukat vagy politikáikat. Hasonlóképpen, ez egy módszer a belső vállalati folyamatok teljesítményének értékelésére, összehasonlítva azokat a bejelentett célokkal és politikákkal.

Üzleti eszköz

A menedzsment ellenőrző rendszer olyan üzleti eszköz, amely jelzi, hogy a szervezet mennyire teljesít céljai szerint.

Az adminisztratív ellenőrzések azonban csak az egyik eszköz, amelyet a vezetők a kívánt stratégiák végrehajtására használnak.

A stratégiákat nem csak adminisztratív ellenőrzések révén hajtják végre, hanem a szervezeti felépítéssel, az emberi erőforrás menedzsmenttel és a szervezeti kultúrával is.

Alkatrészek

Az adminisztratív ellenőrzési rendszer olyan eszköz, amely segít a vezetésnek irányítani a szervezetet stratégiai céljai és versenyelőnye felé. Általában három komponensből áll:

- Szabványok kidolgozása.

- A tényleges teljesítmény mérése ezekkel a szabványokkal szemben.

- Javító intézkedések meghozatala a szabályoktól és a tervektől való eltérések ellen.

Nehézségek

Két általános nehézség vonatkozik a vállalatok adminisztratív ellenőrzési rendszereire.

- Képes felismerni azokat a területeket, ahol nagyobb ellenőrzésre van szükség.

- Képes felismerni, ha a meglévő vezérlők nem hatékonyak vagy hibásak.

célok

Az adminisztratív ellenőrzési célok a pénzügyi információk megbízhatóságára, az operatív vagy stratégiai célok elérésére vonatkozó időben történő visszajelzésre, valamint a törvények és rendeletek betartására vonatkoznak.

Hibakeresés

A társaság irányításában bekövetkezett szabálytalanság veszélyeztetheti a társaság általános céljainak elérését, és ezzel elveszítheti a versenyt a verseny előtt, amíg a saját fennmaradása nem sérül.

Ezért fontos a rendellenességek gyors észlelése. Ugyanezen módon különféle áramkörök és területek azonosíthatók, amelyeket - bár nem érintnek rendellenességek vagy súlyos kudarcok - a társaság általános jóléte érdekében lehet optimalizálni.

Mutassa be, hogy minden helyesen működik-e

Az adminisztratív ellenőrzés ellenőrzi, hogy minden jól működik-e, és hogy mind a javasolt célokat, mind a közigazgatási szinten a nyereségre, az értékesítésre, a biztonságra stb. Vonatkozóan megállapított szinteket teljesítsék-e jelentős módosítások nélkül.

Ily módon a vállalat biztonságosabbá válik, szabványai és működési döntési folyamatainak szilárdabbá válnak.

Ha szükséges, járjon el

A helyzet felismerése nem nagyon hasznos, ha a közigazgatási ellenőrzés által nyújtott részletes és konkrét információknak köszönhetően nem hoznak konkrét intézkedéseket a negatív körülmények átirányítására.

Kommunikálni és motiválni kell a dolgozókat

A vállalat állapotának pontos ismerete, ideértve a hibáit, problémáit és a megfelelően kezelt szempontokat, elősegíti a munkavállalókkal való jobb kommunikációt, motiválva őket arra, hogy garantálják a szükséges szempontok javulását vagy a helyes vonal betartását.

Végezzen el megelőző intézkedéseket

Az adminisztratív ellenőrzés által észlelt specifikus problémák idő előtti diagnosztizálása szükségtelenné teszi a korrekciós intézkedéseket, mivel ezeket csak megelőző intézkedések váltják fel.

Előny

A vezetői kontroll legnagyobb előnye, hogy irányítási és ellenőrzési ciklust hoz létre az üzleti vezetés számára. A döntéshozatal egyszerűbbé válik, mivel kevesebb ember vesz részt.

Segít a vezetőknek a tényleges teljesítmény mérésében, és útmutatóként szolgál a célok eléréséhez.

Segít a decentralizációban

Az üzleti szervezetekben a modern trend a decentralizáció felé halad, amely ellenőrzési rendszert igényel.

A decentralizáció során a döntéshozó hatalom az egész szervezetben szétszórt.

A vezetésnek a kezükben kell tartania az irányítást, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a hatalmat helyesen használják-e. Megfelelő adminisztratív ellenőrzés nélkül a decentralizáció nem lehet sikeres.

Segít a koordinációban

A modern vállalatok mérete növekszik. Nagy mennyiségű tőkét és sok embert foglalkoztatnak bennük.

Ez felveti a megfelelő ellenőrzés problémáját, mivel sok osztály létezik, amelyek különféle termékeket gyártanak és forgalmaznak. Tevékenységeik összehangolása érdekében ellenőrzési rendszerre van szükség.

Egyszerűsítse a felügyeletet

A felügyelet egyszerűsítése a jelentős eltérések feltüntetésével. Az alkalmazottakat ellenőrzés alatt tartja.

Egy jó vezérlőrendszer nagyon gyorsan észleli a gyenge pontokat. Ez elősegíti az ellenőrzés körének kiterjesztését minden szinten.

Növelje a motivációt

Az ellenőrzési technikák rendszerszintű és fegyelmi légkört teremtenek a szervezetben az eltérések megtalálásával és az ezekért felelős tényezők azonosításával.

Ez növeli a munkavállalók motivációját, mert ismerik azt a munkát, amelyért felelősséget vállalnak.

hátrányok

Az adminisztratív ellenőrzés hátránya, hogy visszaszoríthatja a kreativitást és az innovációt azáltal, hogy egy társaságot egységesebbé és kevésbé rugalmassá tesz.

A szigorú adminisztratív ellenőrzéssel rendelkező szervezetek gyakran kevésbé képesek alkalmazkodni a piac, az ipar vagy a jogi környezet változásaihoz, korlátozva a lehetséges ötletek és tervek körét

A mennyiségi szabványok meghatározásának nehézsége

Az adminisztratív ellenőrzés elveszíti hatékonyságát, ha a teljesítményszintet nem lehet mennyiségileg meghatározni.

Nagyon nehéz meghatározni az emberi viselkedésre, a hatékonyság szintjére, a munka elégedettségére, a munkavállalók motivációjára stb. Vonatkozó mennyiségi szabványt. Ilyen esetekben az ítéletet a menedzser döntheti el.

A külső tényezők felett nincs ellenőrzés

A vállalat nem tudja ellenőrizni a külső tényezőket, például a kormányzati politikát, a technológiai változást, a divatváltást, a versenypolitika változását stb.

Munkavállalói ellenállás

Az alulról érkező alkalmazottak alulértékelteknek és elégedetlennek érezhetik magukat, mert nem szabad megengedni, hogy elképzeléseiket bemutatják. A munkavállalók úgy érzik, hogy az ellenőrzés csökkenti cselekvési szabadságukat. Ez a személyzet jelentős megváltozásához vezethet.

Az alkalmazottak gyakran ellenzik az irányítást. Ennek eredményeként csökken a hatékonysága.

Drága ügy

A szervezeteknek sok időt és pénzt kell költeniük egy adminisztratív ellenőrző rendszer telepítésére.

Az előnyöknek meg kell haladniuk a felmerülő költségeket, akkor csak az ellenőrzés lesz hatékony, különben hatékonysághoz vezet.

fontosság

Adminisztratív ellenőrzés nélkül az irányítási folyamat hiányos. A vállalatoknál az ellenőrzés szükségessége több tényező miatt merül fel:

- A nagy szervezetekben nehéz pontosan meghatározni a teljes teljesítményszabályokat. Másrészt a menedzsernek mindenféle időszerű információra van szüksége, amely nem mindig áll rendelkezésre. Ellenőrzés szükséges a szabványok pontosságának értékeléséhez.

- A munkavállalók nagy pénzösszegeket és értékes forrásokat bíznak meg. Ellenőrzés hiányában azonban az alkalmazottak engedhetnek kísértéseknek. A hatékony ellenőrző rendszer segít minimalizálni a munkavállalók tisztességtelen magatartását.

- Ellenőrzés hiányában az alkalmazottak ellazulhatnak erőfeszítéseik során, és teljesítményük normális szint alá eshet.

Az ellenőrzés révén biztosítva van, hogy egy szervezet erőforrásait megszerezzék és hatékonyan felhasználják a kívánt célok elérésére. Az adminisztratív ellenőrzés a következő előnyöket kínálja:

Az irányelv ellenőrzése

Ez lehetővé teszi a vezetőség számára, hogy ellenőrizze a különböző tervek minőségét. Így felfedheti, mely terveket kell újratervezni, vagy mely célokat kell módosítani.

A környezeti változások az eredeti terveket végrehajthatatlanná vagy hiányossá teszik. A vezérlés segít a tervek áttekintésében és frissítésében.

Vezetői felelősség

Még akkor is, ha a menedzser bizonyos tevékenységeket rendel és alárendeltségeit átruházza, akkor is ő felel a végső teljesítményért.

Ezért a vezetőnek ellenőriznie kell beosztottjainak teljesítményét, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a felhatalmazott hatóságot a kívánt módon használják-e.

Az adminisztratív ellenőrzés lehetővé teszi a vezetők számára, hogy teljesítsék felelősségüket, és ezzel egyidejűleg átruházhassák hatáskörüket.

Motivátor

Inspirálja az alkalmazottakat kemény munkára és jobb teljesítményre. Amikor tudják, hogy teljesítményüket értékelik, és jutalmaikat hozzákapcsolják ehhez az értékeléshez, megpróbálják hozzájárulni minden tőle telhető erőfeszítéshez.

Hatékonyság

Az ellenőrzés a célok elérésére összpontosítva hozzájárul a műveletek hatékonyságához. Ezért lehetővé teszi a vezetők számára a hibák észlelését és kijavítását, még mielőtt azok súlyossá válnának, és ezzel minimalizálja a hulladékot és a veszteségeket.

Példák

Az adminisztratív ellenőrzés minden olyan folyamat, gyakorlat, irányelv, eszköz, mérés vagy rendszer, amelyet a vezetés irányít a szervezet erőforrásainak végrehajtására. Az alábbiakban bemutatunk példákat:

Követelmények ellenőrzése

A terveket formálisan dokumentálja követelményekként és kezeli a tervek változását.

Pénzügyi ellenőrzések

Pénzügyi ellenőrzések, például a költségvetés kidolgozásának, nyomon követésének és elszámolásának gyakorlata.

Teljesítmény figyelés

Az a folyamat, amelyben a célok egy részéről megállapodnak az alkalmazottakkal, és a teljesítmény e célokkal szembeni értékelését végzik.

Felügyelet

A munkavállalók teljesítményének nyomon követése a termelékenység, a hatékonyság és a munka minőségének javítása érdekében.

Válts irányítást

A szervezet változásainak benyújtása, értékelése, jóváhagyása, prioritása, végrehajtása, kommunikálása és áttekintése.

Biztonsági ellenőrzések

Védőintézkedéseket és ellenintézkedéseket kell végrehajtani az emberekre, a vagyonra és az információra vonatkozó kockázatok elkerülése érdekében.

Megfelelőségi ellenőrzések

Folyamatok, eljárások, rendszerek, ellenőrzések, mérések és jelentések végrehajtása a törvények, rendeletek, szabványok és belső irányelvek betartása érdekében.

Benchmarking

Ez a folyamatban lévő vállalat teljesítményének összehasonlítása a jelenlegi iparral, a versennyel vagy a bevált gyakorlatokkal.

Folyamatos fejlesztés

A dolgok mérésének, javításának és újramérésének ismétlődő folyamata.

QA

Győződjön meg arról, hogy a kimenetek a specifikáción belül vannak. Például hajtson végre egy eljárást a termékek tesztelésére egy gyártósoron.

Minőségi garancia

Ez a jövőbeni minőségi hibák megelőzésének folyamata. Például a javulások azonosítása érdekében a minőségi hibák kiváltó okainak kivizsgálásának gyakorlata.

Automatizálás

Javítsa a termelékenységet, a hatékonyságot és a minőséget is, ha a munkát automatizálással váltja fel.

Adatkezelés

Adatvezérlés olyan területeken, mint például az adatminőség, az adatok származása, a biztonság, az integráció és a megfelelés.

Leltár kezelés

Szabályozza és vegye figyelembe a készleteket a hiány vagy a túlkínálat elkerülése érdekében.

Eszközkezelés

Eszközök, például létesítmények, infrastruktúra, gépek, szoftverek és szellemi tulajdon ellenőrzése.

Például egy eszközszámviteli rendszer az eszközökkel kapcsolatos aggodalmak megfelelő elkülönítését hajtja végre.

Irodalom

1. Összes üzlet (2019). Mi az adminisztratív ellenőrző rendszer és miért olyan fontosak? Feltöltve: allbusinessadmin.com.au.
2. Wikipedia, a szabad enciklopédia (2019). Vezetési ellenőrző rendszer. Forrás: en.wikipedia.org.
3. Wikipedia, a szabad enciklopédia (2019). Ellenőrzés (menedzsment). Forrás: en.wikipedia.org.
4. Kenneth A. Merchant (1982). A menedzsment ellenőrző funkciója. MIT Sloan. Feltöltve: sloanreview.mit.edu.
5. Üzleti szótár (2019). Vezetési ellenőrzés. Forrás: businessdictionary.com.
6. John Spacey (2015). 21 Példa vezetési ellenőrzésre. Forrás: simplicable.com.
7. MBA Tudásbázis (2019). Az irányítás fontossága egy szervezetben. Forrás: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 A menedzsment előnyei egy szervezet számára. Az Ön cikkkönyvtára. Forrás: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Az ellenőrzés fontossága és korlátozásai. Az Ön cikkkönyvtára. Forrás: yourarticlelibrary.com.