BELSŐ SZÁMVITELI ELLENŐRZÉS: ELEMEK, CÉLOK ÉS PÉLDA - DUDAS - 2026

A belső számviteli ellenőrzés magában foglalja azokat a módszereket, amelyeket egy vállalat alkalmaz a pénzügyi és számviteli információk integritásának biztosítása, az operatív célok és a jövedelmezőség elérése, valamint az irányítási politikák átadása érdekében a szervezet egészében. Ezek átfedésben vannak a vállalat szokásos működési eljárásaival.

Az átfedés célja az eszközök védelme, a hibák minimalizálása és a műveletek jóváhagyott végrehajtása. Nincsenek azonos belső ellenőrzési rendszerek, de a pénzügyi integritással és a számviteli gyakorlattal kapcsolatos sok ellenőrzési filozófia standard irányítási gyakorlattá vált.

A belső ellenőrzés áron jár, vagyis az ellenőrzési tevékenységek gyakran lelassítják a vállalat folyamatainak természetes áramlását, ami csökkentheti annak általános hatékonyságát. Kulcsfontosságú koncepció, hogy még a belső ellenőrzés legátfogóbb rendszere sem fogja teljesen kiküszöbölni a csalás vagy hiba kockázatát.

Mindig lesznek események, általában előre nem látható körülmények vagy valaki túlzott erőfeszítései miatt, akik csalást akarnak elkövetni.

A belső számviteli ellenőrzés elemei

Feladatok szétválasztása

A feladatok elkülönítése magában foglalja a felelősség megosztását a számvitelért, a betétekért, a beszámolásért és az ellenőrzésért. A kiegészítő feladatok külön vannak, kevesebb esély van arra, hogy egyetlen alkalmazott csalárd cselekedeteket kövessen el.

Csak néhány könyveléssel foglalkozó kisvállalkozás esetén ugyanazt a célt szolgálhatja a felelősség megosztása két vagy több ember között, vagy a kritikus feladatok megkövetelése a munkatársak általi felülvizsgálatához.

Hozzáférés-vezérlés

A számviteli rendszer különböző részeire való hozzáférés jelszavakkal, zárolásokkal és elektronikus hozzáférési naplókkal történő ellenőrzése megakadályozhatja az illetéktelen felhasználókat a rendszerből, ugyanakkor lehetőséget biztosít a rendszerhasználat ellenőrzésére a forrás azonosításához hibák vagy eltérések.

Fizikai ellenőrzések

A fizikai ellenőrzés magában foglalja a készpénz és a számviteli rendszerben nyilvántartott bármely fizikai eszköz kézi számlálását; például készletek, anyagok és eszközök.

A fizikai számolás feltárhatja a számlaegyenleg rejtett eltéréseit, amelyeket az elektronikus nyilvántartásban figyelmen kívül hagynak.

Az értékesítési pontokon a készpénzszámlálást naponta vagy akár többször is el lehet végezni. A nagyobb projekteket, például a kézi leltárszámlálást, ritkábban, esetleg negyedévente kell elvégezni.

Szabványosított dokumentáció

A pénzügyi tranzakciókhoz használt dokumentumok - mint például a számlák, belső anyagigények, készletnyilvántartások és utazási költségjelentések - egységesítése elősegítheti a nyilvántartás következetes fenntartását az idő során.

A szabványos dokumentumformátumok használata megkönnyítheti a múltbeli rekordok áttekintését, amikor a rendszer esetleges eltéréseinek forrását keresik. A szabványosítás hiánya tételeket figyelmen kívül hagyhat vagy tévesen értelmezhet egy ilyen felülvizsgálat során.

Próba egyenlegek

A kettős könyvelési rendszer használata növeli a megbízhatóságot azáltal, hogy a könyvek mindig kiegyensúlyozottak. Ennek ellenére lehetséges, hogy a hibák adott időben kivezetik a rendszert az egyensúlyból.

A napi vagy heti próba egyenlegek kiszámítása rendszeres információkkal szolgálhat a rendszer állapotáról. Ez lehetővé teszi az eltérések mielőbbi felfedezését és kivizsgálását.

Időszakos egyeztetések

A számviteli egyeztetések biztosíthatják, hogy a számviteli rendszer egyenlege megegyezzen más szervezetek, például bankok, beszállítók és hitelintézetek számláinak egyenlegével.

Például egy banki egyeztetés magában foglalja a készpénzes egyenlegek, valamint a betétek és bevételek nyilvántartásának összehasonlítását a számviteli rendszer és a bankszámlakivonatok között.

Az ilyen típusú kiegészítő számlák közötti különbségek felfedhetnek hibákat vagy eltéréseket magukban a számlákban. Megmutathatják azt is, hogy a hibák a többi entitásból származhatnak.

Jóváhagyási engedély

Ha bizonyos kezelőktől bizonyos típusú tranzakciók engedélyeztetését írja elő, az elszámoltathatósági szintet adhat a számviteli nyilvántartásokhoz. Ez azt mutatja, hogy a tranzakciókat a megfelelő hatóságok megvizsgálták, elemezték és jóváhagyták.

A jóváhagyás megkövetelése a nagy ráfordítások és kifizetések elkerülése érdekében megakadályozza, hogy a gátlástalan alkalmazottak nagy csalárd tranzakciókat hajtsanak végre vállalati alapokkal.

célok

Védi a társaság vagyonát

A jól megtervezett belső ellenőrzések megvédik az eszközöket a veszteségtől. A veszteség véletlen veszteség lehet, amely az emberek téves hibáiból származik. Ez szándékos csalás eredményeként szándékos veszteség is lehet.

Garantálja a pénzügyi információk megbízhatóságát és integritását

A belső ellenőrzések biztosítják, hogy a vezetőségnek pontos, időszerű és teljes információkkal - beleértve a könyvelési nyilvántartásokat is - rendelkezésére álljon az üzleti műveletek tervezése, ellenőrzése és jelentése.

Gondoskodjon a törvények betartásáról

A belső ellenőrzések segítenek annak biztosításában, hogy a társaság betartja az üzleti működést érintő számos nemzeti, állami és helyi törvényt és rendeletet.

A hatékony és eredményes műveletek előmozdítása

A belső ellenőrzés olyan környezetet biztosít, amelyben a vezetők és az alkalmazottak maximalizálhatják a műveletek hatékonyságát és eredményességét.

Megfelelés a céloknak és céloknak

A belső ellenőrzési rendszer mechanizmust biztosít a menedzsment számára az operatív célok és célkitűzések elérésének nyomon követésére.

Példa

A likvid eszközöknek mindig több védelmet kell biztosítani, mint az nem likvid eszközöknek, mivel ezeket könnyebb ellopni; például készpénzzel.

A készpénz a leglikvidebb eszköz, amelyet minden alkalmazott könnyen ellophat. A társaság készpénzének védelme érdekében az, hogy különleges belső ellenőrzéseket valósítsanak meg.

A feladatmegosztás belső ellenőrzését gyakran készpénzzel használják. Ez az ellenőrzés megköveteli, hogy az a személy, aki pénzt kap az ügyféltől, és az a személy, aki a számlarendszerben nyilvántartja a készpénz átvételét, soha nem azonos munkavállaló.

Valójában néhány belső ellenőrzési rendszer egy lépéssel tovább megy, és megköveteli az egyik alkalmazotttól a készpénz beszedését, egy másiknak a bankban történő letétbe helyezését, a másiknak pedig a számviteli rendszerben történő nyilvántartást.

Az egyes alkalmazottak feladatainak szétválasztásával egyetlen személy nem gyűjtheti be a készpénzt, letétbe helyezheti és rögzítheti az eladást a könyvelésben. Ez megakadályozza a csalást, mivel így az ember nem tudja begyűjteni a készpénz egy részét, és kisebb összegű pénzeszközt rögzíthet a számviteli rendszerben.

Irodalom

1. Steven Bragg (2018). Belső irányítás. Számviteli eszközök. Forrás: raamatupidatools.com.
2. Investopedia (2018). Belső ellenőrzések. Forrás: invespedia.com.
3. Rebekiah Hill (2018). Belső ellenőrzések a számvitelben: meghatározás, típusok és példák. Tanulmány. Forrás: study.com.
4. Washingtoni Egyetem (2018). Belső ellenőrzések. Forrás: finance.uw.edu.
5. David Ingram (2018). Melyek a hét belső ellenőrzési eljárás a számvitelben? Kisvállalkozás - Chron. Forrás: smallbusiness.chron.com.
6. Számviteli tanfolyamom (2018). Mik a belső ellenőrzések? Forrás: myaccountingcourse.com.