ÁLLANDÓ LELTÁRRENDSZER: MŰKÖDÉS, ELŐNYEI - DUDAS - 2025

Az állandó leltárrendszer egy leltárnyilvántartási módszer, amely számítógépes rendszerek és vállalati vagyonkezelő szoftverek segítségével azonnal nyilvántartja a leltár-eladást vagy -vásárlást.

Meglehetősen részletes képet mutat a készletváltozásokról, az azonnali jelentésekkel a készletben lévő készlet mennyiségéről, és pontosan tükrözi a rendelkezésre álló áruk szintjét.

Az állandó leltár a leltárkövetés preferált módszere, mivel megfelelő irányítás esetén folyamatosan ésszerűen pontos eredményeket hozhat.

Mint vállalkozás, ha több készlet van, mint amennyire szüksége van, költséges és pazarláshoz vezethet. Másrészről, ha túl kevés az eszköz, fennáll annak a kockázata, hogy csalódást okoz majd az ügyfelek számára, és elveszítheti az árbevételt a versenytársak számára.

Mivel az állandó raktárkészlet szoftver mindig naprakész, akkor azonnal láthatja a készletek szintjét, így gyorsabban reagálhat a kereslet változására.

Hogyan működik az eljárás?

Az állandó leltárrendszerrel a vállalat folyamatosan frissíti a leltár-nyilvántartást, elszámolva annak kiegészítéseit és kivonásait, például:

- Megvásárolt készletdarabok.

- Raktárból értékesített áruk

- A készletből vett, a termeléshez felhasznált anyagok.

- Leselejtezett tárgyak.

A rendszer tökéletesen működik, ha egy számítógépes adatbázissal párosul, amelyet valós időben frissítnek a raktár munkatársai vonalkód-leolvasókkal, vagy az üzletemberek az értékesítési pont terminálokat használva.

Periódusos leltár és az állandó leltár

Hagyományosan, ha tudni akarta, hogy hány elem áll rendelkezésre a raktárban, akkor fizikai számlálást kellett elvégeznie, és össze kellett hangolnia a kézi vagy automata kötegelapú rendszerekkel.

A vállalatok fizikailag elszámolták a készleteket egy meghatározott időszak végén, és a készletek adatait akkoriban frissítették. Ez az időszakos leltárrendszer, mivel az információkat rendszeresen frissítik.

Az állandó leltári rendszer készletkezelő szoftvert és folyamatokat használ, amelyek lehetővé teszik a készletmozgás valós idejű frissítését.

Az alkalmazottak vonalkód-leolvasókat használnak az eladások, vásárlások vagy visszatérítések nyilvántartására, amikor azok bekövetkeznek.

Ezt az információt egy adatbázishoz továbbítják, amelyet folyamatosan frissítenek az egyes változások rögzítéséhez. A folyamatos készletfrissítés adja a rendszer nevét, és különbözteti meg az időszakos megközelítéstől.

Állandó készletlevelek

E rendszer szerint nem szükséges beszerzési számlát vezetni, mivel a készletlevelet közvetlenül számolják el minden áru vásárláskor.

A rendszerben nyilvántartandó számlák a következők:

- Ha árut vásárolnak, hogy azt készletben tárolja:

- Ha olyan költségek merülnek fel, mint például szállítás, biztosítás stb., Az áru költségéhez hozzá kell adni:

- Ha az árut visszajuttatják a szállítóhoz:

- Az áruk eladásakor:

- Ha az árut az ügyfelek visszaküldik:

- Ha különbséget találnak a leltárszámla összege és a fizikai számítás között:

Előny

Lehetővé teszi a pontos feltöltést

A készletváltozások valós időben kerülnek rögzítésre, a készlet vásárlása és eladásakor. Ez lehetővé teszi, hogy jelentéseket készítsen, amelyek azonnal azonosítják a lemerült raktárkészleteket.

Fedezze fel a visszaesést és a lopást

Egy időszakos leltárrendszerben a leltárt az időszak végén módosítják, érvényesítve a tényleges leltárszámot. Ez elrejti az összes lopást, visszautasítást vagy akár a számlálási hibákat, amikor ezt a korrekciót átviszik az eladott áruk költségszámlájára.

Az állandó rendszer összehasonlítja a rendszer készletkészletét az időszak végének számával és lehetővé teszi az esetleges eltérések kivizsgálását.

Pontosabb időközi pénzügyi kimutatásokat készít

Mivel az időszakos készletrendszerben a készletértékek nem változnak az időszak alatt, mind a mérlegben szereplő készletszámla, mind az eredménykimutatásban az értékesített áruk költségszámlája az időszak során helytelen. időszak.

A folyamatos rendszer ezeket az összegeket helyesen tartja, és pontosabb pénzügyi kimutatásokat biztosít az időszak során.

A készlet szintjének szorosabb kezelése

A készletkészlet mindig helyes, és bármikor elérhető online. Megfelelően kiszámíthatja a forgalom mértékét, hogy megtudja, ha az értékesítés lelassul, vagy ha a termékek már nem értékesítenek gyorsan.

Integráció más üzleti rendszerekkel

A valós idejű leltár információ elengedhetetlen a pénzügyi és számviteli csapatok számára. A készletrendszer és a pénzügyi rendszerek integrálása elősegíti a pontos adó- és szabályozási jelentések biztosítását.

Az eladók jobb vevői élményt nyújthatnak, amely közvetlenül befolyásolja hírnevét. A marketing rendszerekbe történő integrációja révén a csapat aktuális pillanatfelvételt készít arról, hogy mi értékesít, és mi nem.

hátrányok

A megvalósítás magas költségei

Az állandó leltárrendszer használatához a vállalkozásnak először speciális berendezéseket és szoftvereket kell telepítenie. Nagy rendszerindítási beruházást, sok erőforrást és időt igényel a rendszer helyes megvalósításához.

A szükséges berendezések és szoftverek telepítése után azok rendszeres karbantartása és frissítése továbbra is kötelező, és ez még több költséget jelent a vállalkozások számára.

Nagyobb komplexitás

Ez megköveteli a vállalatoktól, hogy a rendszer összetettsége miatt képzést biztosítsanak minden alkalmazottnak.

Az alkalmazottaknak képzésre lesz szükségük a cég egyedi szoftverének használatáról, valamint speciális felszerelések, például szkennerek használatáról.

A rögzített készlet nem tükrözi a tényleges készletet

Hátrányos lehet, ha a tranzakciókat azonnal közzéteszik, mihelyt megtörténnek, mivel a kiküldött készlet idővel esetleg nem tükrözi a tényleges készletet.

Ennek oka az, hogy az állandó leltárrendszerben a tényleges leltárt nem számolják gyakran.

Mivel több ember lép be a rendszerbe tranzakciókba, a vállalat nagyobb kockázatot vállal arra, hogy emberi hibák miatt hibákat követ el.

Több fogyasztási idő

Az időszakos leltárrendszer segítségével a vállalatok egy bizonyos időt különítenek el a készletek nyilvántartására.

Hetente, havonta vagy akár évente is regisztrálhatók. Ez csökkenti az időszakos leltárrendszer időigényét, mint az állandó leltárrendszer.

Az állandó rendszernél minden tranzakciót azonnal rögzíteni kell. Az auditoroknak felül kell vizsgálniuk a tranzakciókat, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy azok helytállóak-e, és a számok közötti eltérések megállapításához még fizikai leltárokat kell elvégezni.

Irodalom

1. Steven Bragg (2017). Állandó leltárrendszer. Számviteli CPE tanfolyamok és könyvek. Forrás: raamatupidatools.com.
2. Investopedia (2018). Állandó leltár. Forrás: invespedia.com.
3. Számviteli menedzsment (2017). Állandó leltárrendszer. Feltöltve: accountingformanagement.org.
4. Oracle Netsuite (2018). Miért érdemes állandó leltári rendszert használni? Forrás: netsuite.com.
5. Angie Mohr (2018). Az állandó leltárrendszer előnyei. Kisvállalkozás - Chron.com. Forrás: chron.com.
6. Tanya Robertson (2018). A folyamatos nyilvántartási rendszer hátrányai. Kisvállalkozás - Chron.com. Forrás: smallbusiness.chron.com.