MILYEN A SZÁLLODA SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE? (ÉS FUNKCIÓI) - MUNKA - 2025

A szálloda szervezeti ábrája képviseli azokat a feladatokat, amelyek a szállodának szükségesek munkafolyamatainak, küldetésének, jövőképének és értékeinek végrehajtásához. Minden szállodának, legyen az kicsi, közepes vagy nagy, szervezeti felépítésre van szüksége a napi működésének végrehajtásához.

A szervezeti diagram segítséget nyújt a feladatok megosztásában, az egyes osztályok munkájának meghatározásában, valamint a hatáskörök átruházásában az osztályok között és az osztályok között. Ez hasznos a szervezeten dolgozó emberek számára, de jelöltek, új alkalmazottak, befektetők, együttműködők és mások számára is.

A fenti szervezeti ábra tipikusan egy ötcsillagos szállodákra jellemző, bár a 4-csillagos szállodáknak ugyanannyi vagy annál több osztályuk lehet. A csillagok száma az osztályok számától függetlenül csökkenthető vagy emelhető.

Például a "NY King" szálloda az összes osztályt megtarthatja és 4-től 5-ig frissítheti. Vagy fordítva; Csökkentsen 5-ről 4-re és tartsa meg az összes osztályt.

Az apartmanok száma a szálloda által nyújtott szolgáltatásoktól függően változhat. Egy -5 csillagos luxusszálloda turisztikai szolgáltatásokat kínál ügyfelek számára, tornaterem, úszómedence, teniszpályák, SPA, diszkó… Egy másik kisebb szálloda nem fogja ellátni ezeket a kiegészítő szolgáltatásokat, ezért nem lesz szükség sok alkalmazottra, csökkentve ezzel a osztályok.

A szállodában a leggyakoribb vezető beosztás: menedzser, marketing menedzser, könyvelési menedzser, személyzet menedzser, mérnöki menedzser, beszerzési menedzser, szobaszervező és vendéglő menedzser.

Ezekből a pozíciókból másokat generálnak, amelyek alacsonyabbak, bár nem kevésbé fontosak a szálloda fő funkciójának ellátásához; fogadjon vendégeket a lehető legmagasabb minőséget nyújtva, az egyes szállodák csillagszáma alapján.

Ki felel a szálloda szervezeti felépítéséért?

Általában az a személy, aki a vállalat szervezeti felépítéséért felelős, az emberi erőforrás igazgató.

A szervezeti ábrán kívül a "munkaköri leírásban" jól definiált feladatokra is szükség van, hogy az egyes alkalmazottak funkciói jól meghatározhatók legyenek. Ez elengedhetetlen új alkalmazottak felvételéhez és ahhoz, hogy minden alkalmazott tudja, mit kell tennie.

Másrészt vannak olyan szállodák, amelyek humánerőforrás-funkciókat bocsátottak ki, különösen a kisebb szállodák, amelyek nem tartoznak a szállodaláncokba.

Közös munkahelyek a szállodában és funkcióik

1- Főigazgató / szállodaigazgató

Ez a legnagyobb felelősség:

• Ő felel a szálloda igazgatásáért, irányításáért és fejlesztéséért, ellenőrizve, hogy minden egyéb osztályterület a lehető legjobb módon működik-e.
• Határozza meg a vállalati politikákat és célokat.
• Ellenőrizze, hogy az egyes osztályok megfelelnek-e a kitűzött céloknak, kiváló minőségű szolgáltatást nyújtva.
• Ellenőrzi az emberi erőforrások kezelését, a marketing, a biztonság, a minőség és a szálloda megfelelő működéséhez szükséges összes szempont koordinálását.

2- Értékesítési menedzser

Amellett, hogy kiegészíti a többi fő osztályt, fő feladata az értékesítésre és a reklámra való elkötelezettség:

• Keressen ügyfeleket.
• Jelenleg a társaságnak.
• A szolgáltatások felkínálása.
• Szoros üzletek az ügyfelekkel.
• Reklámstratégiák kidolgozása.
• A szállodaszolgáltatások népszerűsítése.
• Keressen potenciális ügyfeleket.
• Jelentse az értékesítési eredményeket a számviteli és pénzügyi részlegnek.

Értékesítési asszisztens

Ennek a pozíciónak a fő célja, hogy támogassa felettese, a főnök és / vagy értékesítési vezető munkáját, ellenőrizze, osztályozza és rendezze az eladásokat, a számlák gyűjtése mellett a megfelelő eljárás végrehajtása érdekében az adminisztratív sorrendben.

A helyiségek osztálya felel majd a foglalási igények rögzítéséért és az ügyfélszolgálatért, valamint a csekkek és az azokért fizetett összegek ellenőrzéséért.

Azt is felügyelnie kell, hogy a helyiségek tisztaak legyenek, szorosan együttműködve a recepciósokkal és a házvezetőkkel.

Feladataik a szoba rendelkezésre állásának meghatározása, valamint a foglalások elfogadása és megerősítése.

A helyfoglalás-felügyelő vagy -kezelő felel a részleg jó teljesítményének irányításáért, és a foglalási ügynökök a megérkezés különböző módjain (média, csoportos foglalás, online, túrák, operátorok, stb.), kezelje a pénzt a megfelelő betétekből és garantálja a megtett foglalásokat.

Értékesítési ügyvezető

Ez az egyik legfontosabb munka, mert Ön egy olyan eladó portfólió felelőse, amelynek el kell mondania nekik, mit kell tennie.

Ő felel azért, amit minden alkalmazottja csinál, ismeri az összes számla mozgását, és ha bármilyen probléma merül fel velük, akkor felelősséget kell vállalnia érte.

Meg kell adnia a számlakivonatok részletes mutatószámát, kezdeményeznie kell a fontos számlák megszerzését a vállalata számára.

Tőlük függ a vállalat sikere vagy kudarca, ez egy nagyon összetett pozíció, amely rendkívüli szintű elkötelezettséget és felelősségvállalást igényel.

3- Szolgáltató menedzser

A szolgálati osztály felügyelete:

• Ellenőrizze a költségeket.
• Szerezz hűséges ügyfelet.
• A munkavállalók közötti jó kapcsolatok előmozdítása.
• Oldja meg az ügyfelek szolgáltatásainak kétségeit és aggodalmait.
• Teljesítse az értékesítési célokat.
• Vezesse példát az etikai normák követésével.
• Győződjön meg arról, hogy magas szintű minőséget kínálnak, és hogy az üzlet nyereséges.

Adminisztráció és pénzügyek

Fontos pozíció, mivel az adminisztratív ügyek ellenőrzése alatt áll, és megállapodnia kell a főigazgatóval az ügyek elosztásáról, és tájékoztatnia kell őt a velük kapcsolatos különböző szakaszokról és eseményekről.

A pénzügyi forrásokat, a költségvetést, a költségeket, a kiadásokat és a beruházásokat a társaság igazgatóságaival és egységeivel együtt kell kezelnie.

Felügyeli a pénzügyi források kezelését, koordinálja a kormány által szabályozott vagyonkezelőket, felügyeli a személyzet igazgatásával kapcsolatos folyamatokat.

Figyelembe veszi és fenntartja a társaság anyagi erőforrásainak, eszközeinek és általános szolgáltatásainak ellátását és megszerzését.

Üzleti stratégiák

Mint a neve is mondja, felel az új piacokra való belépéshez szükséges stratégiák és tervek kidolgozásáért, valamint a vállalat erősségeinek fokozásáért, valamint az egyesület vagy szervezet minden tagjának tapasztalatának és ismereteinek fejlesztéséért.

Fő feladata a társaság értékesítéséért, a marketing menedzsmentért, a promócióért és a disztribúcióért való közvetlen felelősség, az értékesítés tervezése, a disztribúciók szervezése.

Rendeljen olyan célokat, amelyekkel a termékek és területek szerint teljesítheti az értékesítést, stratégiai terveket készíthet a vállalat sikerének javítására, tanulmányozza az ügyfeleket és a helyszíneket, amelyek alkalmasabbak lehetnek a reklámozásra.

Elősegíti a csapatmunka légkörét azáltal, hogy előmozdítja a felelős személyzet értékesítési szellemét.

Elemezze a problémák és az ügyfelek panaszainak lehetséges okait.

Tervezési irányelvek az árak és az eladási feltételek meghatározására.

Készítsen terveket az osztályának embereinek képzési előrehaladásának fokozására.

Feladata a különféle eljárások és a szolgáltatás minőségével kapcsolatos fejlesztések fogadása, szűrése és terjesztése.

Vezérlő és számvitel

A pénzügyi és számviteli műveletek elemzéséért és ellenőrzéséért felelős osztály.

Ezenkívül az éves költségvetés elkészítésére, a jövedelem-előrejelzések, a pénzügyi kimutatások elkészítésére, a pénzügyi helyzetről szóló jelentések készítésére, a felügyelő által végzett ellenőrzésekre stb.

Vásárlások

Ez nagyon fontos pozíció a vállalat munkájának helyes fejlesztéséhez, mivel ők felelnek az ellátási láncért és a létesítmény hatékony működéséhez szükséges összes áru beszerzéséért.

Ez lehet beszerzés a társaság felhasználására, mint a viszonteladásra és / vagy a saját termékek előállításához szükséges nyersanyag felhasználására.

Ez a díj magában foglalja a szállításhoz vagy marketinghez kapcsolódó szolgáltatások vásárlását is.

Ők felelősek az információ és a számítógépes rendszerek felhasználásáért a szervezet irányításához.

Minden információtechnológiával és technológiával kapcsolatos tevékenységet megterveznek és irányítanak abban a társaságban, amelyben dolgoznak.

Meghatározzák az üzleti célokat a korábban kitűzött célok elérésére szolgáló tervek kidolgozásához.

4- Menedzser-helyettes

Ő felel a menedzser összes feladatáért, ha az utóbbi hiányzik.

Általában nem hoz fontos döntéseket anélkül, hogy előzetesen a menedzserrel konzultált volna, de döntéseket hoz a rutin és a közös ügyekkel kapcsolatban, amelyek a szálloda normál működése során felmerülhetnek.

Minden olyan információval és tudással rendelkeznie kell, amely szükséges ahhoz, hogy ilyen fontos pozícióba kerüljön, ismeri az összes funkciót, a személyzetet, azok feladatait, cseréjét stb.

Ezenkívül a jogi normák ismerete nem hiányzik a törvényi bajok elkerülése érdekében.

Gyorsan kell megoldania, és mindenre vonatkozóan rendelkeznie kell a B tervvel, ha a dolgok nem a várt módon haladnak.

Negyed osztályvezető

Feladata annak tervezése, felügyelete és ellenőrzése, hogy a saját területével kapcsolatos minden működési politikát elvégezzenek:

• Tervezze meg és felügyelje a csoportok és egyezmények működését.
• Elemezze a havi statisztikákat.
• Hozzon létre szabványokat és normákat a saját területén a szolgáltatások nyújtására.
• Panaszokat kaphat az Ön körzetére vonatkozóan.
• Koordinálja a karbantartó vezetővel a feladataik megfelelő végrehajtását.

A recepció vezetője

Szervezze és irányítsa a befogadási osztály feladatait:

• Készítse el a felelős alkalmazottak ütemtervét.
• Panaszok kezelése.
• Ha szükséges, kommunikál a többi részleggel.
• Gondoskodnak az ügyfélszolgálatról, és megoldják a kérdéseket vagy aggályokat.
• Ő a fő felelős az ügyféllel való kapcsolattartásért.

Házvezetőnő

Ez az osztály a legtöbb alkalmazottat foglalkoztat az egész szállodában, és elsősorban az egész létesítmény takarításával foglalkozik: mind a szálloda közös területein, mind a folyosókban, az irodákban, a szobákban stb.

Ez a helyzet rendkívül fontos, mivel a tisztaság a szálloda névjegykártya, ettől függ a siker vagy kudarc nagy része.

Képzést kell kapnia, az alkalmazottaknak barátságosaknak kell lenniük és melegséget kell továbbítaniuk a vendégeknek.

Étel- és italkezelő

Ő felel a szálloda konyhájában elkészített ételek és italok elkészítésének és dekorációjának felügyeletéért, a szálloda által korábban megállapított receptek és szabványok szerint.

Gondoskodjon a többi alkalmazott feladatainak megfelelő elvégzéséről, az ellátás megfelelő kezeléséről, kerülje el az anyag pazarlását, készítse el a menüt, felügyelje a desszertek, italok, általános készlet stb. Területét.

Végezze el a szükséges vásárlásokat és ellenőrizze a raktárakat.

A kezed alatt álló személyzet ellenőrzése.

Ügyfélszolgálat kapitánya

Felelős a menedzserért az étterem vagy kávézó által nyújtott szolgáltatások megfelelő működéséért.

• Fogadja el az ügyfelet.
• Kíséri az asztalhoz.
• Kérjen javaslatokat.
• Utasítsa el az ebédet.
• Ellenőrizze, hogy mindenki munkát végez-e.
• Ellenőrizze a kellékeket.
• Segítsen a pincéreknek, ha szükséges.

Ő felel a személyzet ellenőrzéséért, a menük létrehozásáért, az alapanyagok és egyéb áruk ésszerű felhasználásának ellenőrzéséért, az ételek mennyiségének és minőségének ellenőrzéséért, a többi felelős munkavállaló munkaidejének meghatározásáért.

Általános szolgáltatási menedzser

Feladata egy éves program kidolgozása a gépek és berendezések karbantartására és megelőzésére.

Tegyen meg minden szükséges intézkedést az ingatlan építészeti feltételeinek fenntartása és javítása érdekében.

Az alapszolgáltatások adminisztrációja, támogassa az azt alkotó területeket, megóvja az ingatlan és lakói biztonságát, működtesse a biztonsági és higiéniai bizottságot.

Karbantartás Menedzser

• Minden problémát rekordidő alatt meg kell javítania, hogy a termelés ne szakadjon meg.
• Meg kell szerveznie és össze kell hangolnia a karbantartási munkák megrendelését a felelőssége alatt álló összes személyzet számára.
• Koordinálja a karbantartási munkák elvégzéséhez szükséges anyagok szállítását és átvételét.
• Ellenőrizze az elvégzett munka sorrendjét és minőségét.
• Engedélyezze a raktárban tárolt anyagok eltávolítását.
• Szükség esetén képzést kell biztosítania a létesítményekben található eszközökről, anyagokról és szerszámokról.

Biztonsági főnök

Feladata a foglalkozási veszélyek megelőzése.

• Elemezze a lehetséges kockázati helyzeteket.
• Készítsen biztonsági terveket.
• Vizsgálja meg a csapatot.
• Monitor rendszerek.
• Biztosítja az ügyfelek és az alkalmazottak biztonságát.
• Készítsen jelentéseket mindazról, ami történt és történt.
• Parkolás ellenőrzése.

Kertkezelő

Felelős minden, ami a kerttel és annak karbantartásával kapcsolatos.

Adminisztrációs menedzser

Feladata a társaság adminisztratív vezetésének megtervezése és irányítása.

• Kezelje a beszállítókkal fennálló kapcsolatokat.
• A személyzet fegyelmi ellenőrzése.
• Termelési stratégiák készítése stb.

Az emberi erőforrások vezetője

Az emberi erőforrások ellenőrzéséért minden felelős, és közvetlen kapcsolatban áll a vezérigazgatóval és más vezetőkkel.

• Fenn kell tartania a kedvező munkakörnyezetet.
• Szervezze meg a HR alrendszereket.
• Közvetíti a munkavállalók közötti konfliktusokat.
• Biztosítsa a munkavállalók és a vállalkozások közötti kapcsolatok jólétét

Raktárvezető

Ellenőrzi az összes anyag, berendezés, termék, eszköz és általában a társaság tulajdonában lévő ingatlan bemeneteit és outputjait.

Ellenőrzéseket és nyilvántartásokat is végez a helyes és hatékony ellenőrzés érdekében.

Számviteli ügyintéző

Munkája könyvelési feladatokhoz kapcsolódik, számos funkciója között megtalálható:

• Készletgazdálkodás.
• A szolgáltatások fizetése.
• Adóvisszatérítés.

Adminisztratív asszisztens

Fő funkciói:

• Levelezés feldolgozása, dokumentumok fogadása, hívások fogadása, látogatások, dokumentumok benyújtása, fájlok feldolgozása, a napirend naprakészen tartása stb.

Egy másik rendszer: