FORMAI LEVÉL: JELLEMZŐK, RÉSZEK ÉS PÉLDÁK - KULTURÁLIS SZÓKINCS - 2025

A hivatalos levél olyan hatóságnak, ismeretlen személynek vagy ismert személynek szól, egy olyan környezet közepén, amely feltétlenül magában foglalja a formalitás hozzáállását. Az ilyen típusú írásbeli kommunikáció általános a munkahelyi és az egyetemi környezetben, valamint bizonyos társadalmi környezetben.

A hivatalos levelek tisztán informatív kommunikációt jelentenek. Számos esetben személyesebb érzéseiket is kifejezhetik, bár általában küldésük célja valami tájékoztatás.

Hivatalos levélpélda

A hivatalos levelek nyelve bizonyos súlyossággal bír, célja a kommunikáció feladójának való tisztelet kifejezése. Hasonlóképpen, rövid és tömör jellegük jellemzi őket: célja elsősorban valami tájékoztatása, és hivatalos levélben azt a lehető legpontosabban kell kifejezni.

A hivatalos levél jellemzői

Tisztán informatív jellegűek

A hivatalos levelek célja elsősorban a tájékoztatás. Ez az információ új lehet a feladó számára, vagy emlékeztetőként szolgálhat egy korábbi alkalommal felvetett kérdésre.

Mindenesetre a hivatalos levél általában nem jelenti az üdvözlet küldését vagy az emberek közötti kapcsolat fenntartását; Elsődleges funkciója az információ átadása egy adott környezetben.

Tiszteletteljes nyelvet használnak

A tiszteletteljes nyelvet hivatalos levelekben kell használni. Forrás: pixabay.com

Az ilyen típusú levelekben meglehetősen formális nyelvet használnak. A kommunikáció során a feladónak érzékelnie kell, hogy tisztelettel és figyelemmel bánnak vele.

A hivatalos leveleknek tartalmazniuk kell a feladó pozícióinak nevét vagy a megnevezett címet, ha igen.

Röviden

Mivel nagyon specifikus funkciójuk van, a formális leveleket rövid hosszúság jellemzi. Arra törekszik, hogy elkerülje, hogy a levél címzettje túl sok időt töltsön el olvasása közben.

Ehelyett az a szándék, hogy az üzenet gyorsan átjuthasson. Ezért fontos, hogy ne legyen szükségtelen bekezdések hivatalos levélben.

Az információkat pontosan fejezik ki

Amint az előző pontban jeleztük, a pontosság kulcsfontosságú a formális levelekhez. Az ilyen típusú kommunikáció írásakor elengedhetetlen az olyan beállított mondatok, kitöltő bekezdések vagy felesleges adatok elkerülése, amelyek nem érdeklik az olvasót.

Az egész levélnek értékes információkkal kell rendelkeznie, folyékonyan, tisztelettel és pontosan kifejezve.

Ők ismerősökhöz vagy idegenekhez irányíthatók

A hivatalos levelek feladói ismert vagy ismeretlen személyek lehetnek. Például egy közösség szomszéda levelet írhat a közösség elnökéhez, hogy különleges probléma következtében rendkívüli ülést kérjen.

Nagyon valószínű, hogy bárki is írja a levelet, ismeri a közösség elnökét, esetleg baráti kapcsolata is van, vagy hogy több nyelven beszélgetik, de még így is formálisnak kell lennie.

Hasonlóképpen, az ilyen típusú leveleket idegeneknek is el lehet küldeni. Például egy Madridban élő tanári szakember hivatalos levelet írhat a város polgármesterének, hogy oktatási programot kínáljon a körzet közösségi főiskoláin az alapfokú oktatásban részt vevő gyermekek számára.

Ebben az esetben a tanár nem ismeri személyesen a polgármestert, ám hivatalos levélben mégis megkeresheti őt.

Felépítése protokoll elemeket tartalmaz

A hivatalos levelek általában tartalmaznak információkat mind a feladó, mind a feladó pozícióival kapcsolatban, valamint az esetlegesen felmerülő konkrét találkozókat.

Ezek a megemlítések nagyon fontosak a hivatalos levelek struktúrájában, mivel azt jelenti, hogy teljes mértékben elismerik azt, aki megkapja a levelet, és a tisztelet és az odafigyelés jeleként értelmezik a kommunikációban.

Különösen ügyelnie kell a helyesírási szabályokra

Bármely típusú írásban helyes helyesírási és írásmód szükséges, de hivatalos levélben még fontosabb, hogy az összes bekezdést helyesen írják.

A végleges szöveget többször módosítani kell, és nagyon óvatosnak kell lennünk az összes részletnél. Ellenkező esetben hibák léphetnek fel a levélben, és a feladó ezt a kommunikációt nem fogja súlyosnak vagy értékesnek tekinteni; Lehet, hogy tiszteletlennek tartja.

A hivatalos levél részei

Hely és dátum

Ezek az adatok általában a diagram jobb felső részén találhatók, bár a bal felső sarokban is megtalálhatók. Fontos, hogy ne felejtsük el ezeket az elemeket, mivel ezek azok, amelyek lehetővé teszik a kommunikáció rögzítését és elhelyezését egy adott környezetben.

A leggyakoribb az, hogy először a város kerül, majd a dátum, az aktuális nap, hónap és év formátumot követve. Például: "Madrid, 2019. október 15."

Fejléc

Ebben a szakaszban meg kell említeni a kommunikáció feladóját. Ennek a megemlítésnek tartalmaznia kell a megfelelő címet (azaz "uram", "asszony", "ajándék", "doña" stb.) És a személy teljes nevét.

A következő sorban fel kell tüntetni a kérdéses személy beosztásának helyzetét, vagy a nevet vagy a jogdíjat képviselő tagjának a címet.

Ezen információk után néhány ember a "jelen" szót használja. Ez egy olyan megállapodás, amely nem kötelező, de akkor használható, ha a levél írója körültekintőnek tartja. A fejléc példája lehet a következő:

"Asszony. Camila Flores

A Valparaíso Régió 6. kerületének helyettese

Ajándék."

Üdvözlet

Ez a szakasz csak egy sort foglal el, ne feledje, hogy a hivatalos levél célja a lehető legközvetlenebb, tiszteletbeli és pontos.

Ezért a feladónak küldött üdvözlet magában foglal egy udvariassági kifejezést, például: „tisztelt”, „kitüntetett”, „tisztelt” vagy „nagyra becsült”.

Ezenkívül tartalmaznia kell a korábban elhelyezett címet (többek között „uram”, „asszony”, „ajándék”, „doña”), valamint a feladó pozícióját, amelyet a fejlécbe is helyezett. A hivatalos levél jó üdvözlete így néz ki: "Kedves asszony asszony!"

Bevezetés

A hivatalos levél elsõ bekezdésében röviden közölni kell, mi az oka a kommunikációnak. Ennek a bevezetésnek hatékonyan tisztáznia kell a levél fő irányát és azt, hogy mit vár el a feladó.

Hasonlóképpen, a bevezetés gyorsan részletezheti, ki írja a levelet, és hogy mennyiben támogatja az említett kommunikációt.

Vagyis aki elolvassa a hivatalos levelet, meg kell értenie a legfontosabb információkat, csak az első bekezdés elolvasásával. Ily módon a levélben gyorsan felismeri, hogy milyen intézkedéseket követelnek tőled. Íme egy példa egy hivatalos levélbevezetésre:

„A Bellas Artes szomszédságában élő lakosokkal folytatom a kapcsolatot azzal a szándékkal, hogy kifejezzem hálámat a Juan Díaz közösségi park megnyitására, amely az említett szomszédság közepén található, és amely az életminőség nyilvánvaló javulását jelentette. azoknak, akik ott élnek ”.

Test

Megfelel a szöveg fejlesztésének. Ennek a szakasznak tartalmaznia kell a kommunikáció fő okához kapcsolódó összes kiegészítő szempontot, amelyet az előző bekezdés ismertett.

Fontos, hogy a levél ne terjedjen túl sokat, mindig a lehető legpontosabban kell írni. Ugyanakkor az is fontos, hogy a kommunikáció ne legyen teljes, mivel nagyon röviden szeretné megfogalmazni.

Olyan egyensúlynak kell lennie, amely lehetővé teszi a levél hosszát, és ezzel egyidejűleg a teljes információt is eljuttathatja a feladónak.

Búcsú

A búcsú a levél végén van. Ez a szakasz lehetőséget ad a fő ötlet gyors és összefoglaló hangsúlyozására.

Hasonlóképpen, a búcsú szeretettel és barátságos mondattal is kiegészítheti a beszélgetést. A hivatalos levélben a búcsú példája a következő: „Nagyra értékelem a főváros szomszédságában elvégzett munkát, és továbbra is a rendelkezésére állok a jövőbeli társadalmi fejlesztési projektekhez. Búcsút mond neked ”.

Cég

Ez a levél utolsó szakasza. Ebben a szakaszban a levél írójának teljes neve, valamint helyzetük vagy beosztásuk szerepel, az esettől függően.

Ezt a nevet a személy aláírása kíséri. A hivatalos levelekhez általában ugyanazt az aláírást kell használni, mint amelyet a szokásos jogi dokumentumok használnak. Lehet kézírásos vagy elektronikus aláírás is.

Egyéb

Ha a levél űrlapot hivatalos intézménytől vagy szervezettől küldi el, a jobb felső sarokban logó szerepelhet.

Példák

Hivatalos lemondási levél

Madrid, 2018. november 15

Joaquín Guerrero

Az El País újság emberi erőforrás igazgatója

Ajándék.

Kedves igazgató úr:

Arra írok, hogy tájékoztassam arról a döntésemről, hogy 2018. december 1-jétől véglegesen lemondok az El País neves újság Nemzetközi Szakosztálya fő újságírói pozíciójáról.

Ez a döntés elkerülhetetlen személyes okokra vezet, és semmi köze sincs a vállalaton belüli rossz tapasztalatokhoz, amelyekben három évig harmonikusan működtem.

A Serva bemutatja a közleményt, hogy köszönetet mondjak a bizalomért, amelyet a cég minden alkalommal adott nekem. Az El País-i szakmai tapasztalataim fontos lehetőséget jelentettek a szakmai és személyes fejlődéshez, amelyért rendkívül hálás vagyok.

Anélkül, hogy tovább kellett volna bíznia, és reménykednie kellett volna a megértésedről, búcsút mond, Daniel fernandez

El País, a Nemzetközi Osztály vezető újságírója.

Hivatalos igénylevél

Caracas, 2019. szeptember 26

Mr. Samuel Palacios

A Movistar vezérigazgatója

Ajándék.

Kedves igazgató úr:

E közlemény segítségével írom neked, hogy tájékoztassam az ön által irányított társaság által nyújtott internetszolgáltatással kapcsolatos nézeteltérésemről. Az elmúlt 15 folyamatos napban internetszolgáltatás nélkül voltam, és a helyzetem még nem oldódott meg.

Megértem, hogy vannak bizonyos csatornák, amelyek megfelelőek a megfelelő panaszok benyújtására, de tisztelettel jeleztem, hogy panaszaimat már regisztráltam az elmúlt 15 napban, és nem tudtam kielégítő választ adni.

E levélhez csatolom az elmúlt két hónapban megfelelően kifizetett számlák másolatait, valamint egy listát a vállalkozás ügyfélszolgálatánál az általam benyújtott követelések számáról. Figyelemre és készen állok arra az esetre, ha bármilyen egyéb dokumentációt be kell mutatni.

Előzetesen hálás vagyok azokért a gondosságokért, amelyeket esetleg meg kell tennie annak biztosítása érdekében, hogy az ügyem enyhítésre kerüljön az illetékes hatóságok számára, amelyek révén választ adhatnak a követeléseimre.

Kap egy szívélyes üdvözletet tőlem.

Tisztelettel, Diana González Riera

CI 18,574,296

Hivatalos köszönőlevél

Barcelona, ​​2019. január 8

Miss Beatriz Villarejo

A Barcelona Kortárs Tánc Intézetének igazgatója

Ajándék

Tisztelt Ms. Villarejo:

Ezúton köszönetet szeretnék mondani Önnek és a Barcelonai Kortárs Tánc Intézetének a kifogástalan kísérő munkáért, amelyet ők kedvesen nyújtottak a II. Kortárs Tánc Fesztivál keretében, amelyet 2019. januárjában, az Impetu Iskola szervezésében, amelynek igazgatója vagyok.

A barcelonai Kortárs Tánc Intézetének csapata lehetővé tette, hogy az esemény teljesen sikeres legyen. A biztosított terek megfeleltek a táncosok, a koreográfusok és a nagyközönség elvárásainak, és a közönség nagyon kedvező reakciót kapott.

Megértjük, hogy ez az esemény nem lett volna lehetséges az Ön által irányított intézet részvétele nélkül, és nagyon hálásak vagyunk azért, hogy együtt dolgoztunk egy ilyen szorgalmas csapattal.

Nagyon nagyra becsülök az Impetu iskola minden tagja nevében, és továbbra is a rendelkezésére állok a jövőbeli események közös megvalósítása érdekében.

Kap egy nagyon szívélyes üdvözletet.

Tisztelettel, Olga Rojas

Az Impetu Kortárs Tánciskola igazgatója

Hivatalos megkeresési levél

Buenos Aires, 2019. március 7

Carlos Cajal

Ford Argentina értékesítési igazgató

Kedves Cajal úr:

Ezzel a kommunikációval tisztelettel köszönöm a tíz (10) 2019 Fiesta Power típusú autó elküldését az Auto Summit kereskedőhöz a folyó hónap folyamán. Csatolom a vonatkozó, 2019. február 28-án ténylegesen befizetett számlákat.

Mint általában, nagyra értékeljük, hogy az említett kézbesítés reggel (8:00 és 12:00 között) megtörténhet, hogy az autókat az ilyen funkciókért felelős személyzet megfelelő módon átvehesse.

Előzetesen köszönöm a hajlandóságot, és figyelemmel kísérem minden igényt, amelyet megtehet.

Tisztelettel, Diego Miranda

Auto Summit Beszerzési Menedzser

Hivatalos meghívó

Quito, 2019. december 9

Uraim Álvarez Suárez

Nagy örömmel szólítunk fel Önt és családját házassági kötelékünkhöz, melyet Isten kész lesz 2020. január 7-én.

Az ünnepségre az Iglesia de la Compañía de Jesús épületében kerül sor, a Calle García Moreno N10-43 székhelyén, délután 17 órakor. A bankett a Ruiseñor ünnepségszalonban, az Amapola utcában, az N30-4-en lesz, délután 8:00 óráig. A mindkét rendezvényre javasolt jelmez formális jellegű.

Tisztelettel kérjük, hogy erősítse meg az eseményen való részvételét, és előre köszönjük az esküvőnk tanúi jelenlétét.

Nagyon szívélyes üdvözletet kap tőlünk, Tisztelettel

Roberto Álvarez és Fabiola Rodríguez

Az önkéntes visszavonás hivatalos levele

Panamaváros, 2019. május 12

Mrs. Carla Guzmán

A Revlon Panama humánerőforrás-igazgatója

Ajándék.

Tisztelt Guzmán asszony:

E közlemény útján tájékoztatom Önöket, hogy személyes okok miatt döntöttem úgy, hogy kérlek önkéntes szabadságomat. Szeretném rámutatni, hogy ez a határozat visszavonhatatlan, és 2019. június 1-jétől lép hatályba.

Megragadom a lehetőséget, hogy tájékoztassam önöket arról, hogy a törvény által előírt megfelelő értesítést a következő hétfőn, május 15-én fogom megtenni, és ezt a 15 napos időszakot követően teljesen leválasztom magam a társaságtól.

Nagyon hálás vagyok a munkalehetőségekért, amelyeket a Revlon Panama nyújtott nekem, mióta csatlakoztam a céghez. Az Ön rendelkezésére áll bármilyen olyan dokumentum bemutatása, amelyet a közigazgatási eljárás a lehető legjobb módon történő elvégzéséhez szükségesnek tart.

Hálásan búcsút mond, Luis David Reyes

A Revlon Panama értékesítési koordinátora

Hivatalos levél álláskereséshez

Santiago de Chile, 2019. július 4

Inés Martínez asszony

A Marriot Hotel kiválasztási vezetője

Kedves Martínez asszony:

Ezt a közleményt az ügyfélszolgálati munkatársak kérésére válaszul írom, amelyet a Marriot cég közzétett a nemzeti sajtóban.

Bizonyítható tapasztalatom van az ügyfélszolgálat területén több mint 4 éve és optimális készségeim vannak a nagyközönség tiszteletteljes és magabiztos magatartásával kapcsolatban. Ezen okok miatt jelöltem magam a felkínált állásra.

Proaktív munkavállaló vagyok, alkalmasak a csapatmunkára és magas vezetői képességekre. Nyitott vagyok a vállalati szellemhez való alkalmazkodáshoz, hozzájárulva a helyszíni tapasztalataimhoz és a folyamatom folyamatos fejlesztésére irányuló hajlandóságomhoz.

Mellékelt önéletrajzom, valamint számos volt munkáltatóm által aláírt ajánlások. Ha relevánsnak tartom, továbbra is rendelkezésre állok egy olyan találkozó megszervezésére, amelyben elmélyíthetjük az itt megadott részletek részleteit.

Előzetes köszönet, kap egy meleg üdvözletet.

Tisztelettel, Paola Vasquez Hernandez

Hivatalos levél valami kérésére

Bogotá, 2018. október 8

Patricio Pinto úr

Az Union Club tagjainak felvételi és kizárási minősítő testületének igazgatója

Kedves Pinto úr!

Arra írok, hogy kérje a tagsági felvételi és kizárási minõsítõ bizottságtól az Union Club tagjává válását, az Opción Ciudadana politikai párt alapító tagjaként.

Alapítása óta az Union Clubnak erős hagyománya van a vita és a vita előmozdításának. A politikai, gazdasági és társadalmi szféra neves emberei gyűltek össze a kitűnő tereiben azzal a szándékkal, hogy megosszák ötleteiket és konvergencia-forgatókönyvet készítsenek.

Az Opción Ciudadana párt alapítójaként relevánsnak tartom, hogy csatlakozom ehhez a neves klubhoz, amelynek tagjai számára képesek vagyok felajánlani azokat a látomásokat, amelyeket 20 éves politikai tapasztalatom során felépítettem, valamint széles kapcsolattartó hálózatomat, amely hajlandó együttműködni a klubtal szükség szerint.

Mellékeltem a személyes és szakmai tudományos adataimat, és előre köszönöm a figyelmet az alkalmazásban, amelyet örömmel mutatom be Önnek.

Tisztelettel, Oscar Katz Piñera

Az Opción Ciudadana politikai párt alapítója

Hivatalos levél az ülés összehívására

Mexikóváros, 2017. május 26

Mrs. Federica Armijo

A Las Flores épület társasházi testületének elnöke.

Ajándék.

Tisztelt Armijo asszony:

Ennek a levélnek az a célja, hogy tiszteletteljesen kérje sürgősségi ülés összehívását, amelyre a Las Flores épület minden lakosát meghívják. A találkozó oka az, hogy meghatározzuk a védelmi stratégiákat az erőszakos tüntetések ellen, amelyeket a közelmúltban tapasztaltunk a térségben.

Ilyen módon azt javaslom, hogy a találkozót a lehető leghamarabb tartsák meg annak érdekében, hogy végre lehessen hajtani a megfelelő intézkedéseket biztonságunk és az épület létesítményeinek biztonsága érdekében.

Előzetesen köszönöm a sebességet, amelyet ebben az esetben alkalmazhat, és figyelmes maradok minden szükséges együttműködésre, amelyet Ön szükségesnek tart.

Tisztelettel, Mrs. María Alexandra Quintero Mejías

Apartman 76, Las Flores épület.

Hivatalos levél a Kincstárhoz

Valparaíso, 2019. február 19

Hugo Díaz Rojas

A Belső Bevételi Szolgálat igazgatási osztályának vezetője

Ajándék.

Kedves Díaz úr:

E levélben tisztelettel fordulok Önhöz, hogy kérjem a nevemmel regisztrált visszatartások visszatérítését, a 2018 második félévének megfelelően.

E kérelem alapjául a közleményhez csatolom a kapcsolódó cikkeket, amelyek az adószabályzat részét képezik, amely országot szabályozza, és amely kapcsolódik ahhoz az esethez, amelyet ma előadom neked.

Előzetesen köszönöm a figyelmet, és maradéktalanul a rendelkezésedre áll, hogy megbeszélést szervezzek veled vagy e tiszteletreméltó intézmény másik képviselőjével.

Tisztelettel, Selena Gutierrez Torres

RUT 14 593 963-8

Hivatalos levél a polgármesternek

Valencia, 2019. szeptember 8

Joan Ribó úr

Valencia polgármestere

Ajándék.

Tisztelt polgármester úr:

E levélben írok Önnek, hogy nagy tisztelettel kérje a valenciai IV. Szomszédsági találkozó megvalósításának engedélyét Valencia település központi téren, 2019. november 8-án.

Ezen környéki találkozók célja a valenciai önkormányzat valamennyi tagjának pozitív összeköttetése, rekreációs tevékenységek biztosítása és a megbeszélések tereinek előmozdítása, amelyek lehetővé teszik a fejlesztéseket az egész közösség számára.

A becslések szerint a valenciai IV. Szomszédsági találkozó hat órát fog tartani, és körülbelül 150 férfi, nő, fiú és lány részvételével számol be.

Az Önök rendelkezésére áll egy informatív találkozó ütemezése arra az esetre, ha szükségesnek tartja, és előre köszönöm a kedves figyelmet.

Tisztelettel, Tamara Nuñez Fuertes

A valenciai IV. Szomszédsági találkozó Szervezeti Bizottságának elnöke

Irodalom

1. "A munkából való lemondási levél mintái" a chilei kormány munkaügyi igazgatóságában. Visszakeresve: 2019. november 1-jén a chilei kormány munkaügyi minisztériumától: dt.gob.cl
2. "Hivatalos levél" az oktatási portálon. Beolvasva 2019. november 1-jén az Educativo portálról: portaleducativo.net
3. "Hivatalos levél" a Wikipédia-ban. Visszakeresve: 2019. november 1-jén a Wikipedia-ról: wikipedia.org
4. "A hivatalos levél felépítése" a YouTube-on. Letöltve: 2019. november 1-jén a YouTube-ról: youtube.com
5. "Az önkéntes visszavonás közlésére szolgáló írás modellje" értem. Beolvasva: 2019. november 1-jén a megértésemről: loentiendo.com
6. "Kiváló kérési levél létrehozásának és a leggyakoribb kérések megírásának kulcsa" a Menedzsmentben. Beolvasva: 2019. november 1-jén a Gestión-ról: gestion.org
7. "A helyesbítő számlákat kísérő levél mintája a kincstárhoz" a számviteli, adó- és pénzügyi irodában. Beolvasva 2019. november 1-jén a Számviteli, Pénzügyi és Pénzügyi Irodából: Deskcontable.es
8. Beare, K. „A hivatalos levél felépítése” a Thought & Co.-ban. A (z) 2019. november 1-jén letöltött a Thought & Co-tól: thinkco.com
9. "Hogyan lehet hivatalos levelet írni" a WikiHow oldalon. Beolvasva 2019. november 1-jén a WikiHow oldalról: wikihow.com