A 15 LEGFONTOSABB IRODAI FUNKCIÓ, AMELYET ÖN ELSAJÁTÍTOTT - MUNKA - 2025

Az általa uralt irodai funkciók az adminisztratív tevékenységek, amelyeket egy vállalat, szervezet vagy intézmény alkalmazottai végeznek, és amelyek ezek működéséhez szükségesek. Ha hatékonyan végezzük el, az eredmények általában sokkal jobbak, mint ha rosszul végezzük el.

Az irodai munka általában hétfőtől péntekig tart, 8-tól 9-ig kezdődik, és 4-től 17-ig tart, bár ez országonként és régiónként eltérő.

A legtöbb irodai munka alapvető készségeket igényel, mint például: folyékony szóbeli kommunikáció, íráskészítés, fájlbevitel és némi tapasztalat az irodai berendezésekkel, például számítógépekkel, fénymásolókkal stb.

A vállalt beosztás vagy felelősség szintjétől függően megköveteli, hogy a személy műszaki, egyetemi vagy negyedik szintű végzettséggel rendelkezzen.

A fő irodai funkciókat, amelyeket Ön elsajátított

1- Tervezés

Ez az első és legfontosabb a feladatokból, mivel annak meghatározását foglalja magában, hogy a szervezeti módszerek és struktúrák hogyan járulhatnak hozzá az üzleti tervhez.

Vannak olyan technológiai eszközök, amelyek segítenek ezeknek a módszereknek a későbbiekben a csoport tagjai között megosztott feladatokban történő meghatározásában, de csak a megfelelő tervezés garantálhatja, hogy minden hozzáadódjon az üzleti célhoz.

Az általános tervezés egyértelmű üzleti elképzelést és egy bizonyos hierarchikus szintet igényel a vállalaton belül, de minden csapattagnak meg kell terveznie munkáját úgy, hogy teljesítse a kitűzött célokat és határidőket.

2- Átírás és / vagy jelentéskészítés

Az irodában dolgozók számára mindennapi feladat az, hogy bármilyen adathordozón jelentést készítsenek, amely alátámasztja vagy részletezi a funkciójukat, vagy arra szolgál, hogy megmagyarázza munkatársainak a részleteket (háttér, előrehaladás, eredmények, előnyei és hátrányai). hátrányok stb.) egy adott projekthez.

Ezek a dokumentumok a jövőbeni ellenőrzések vagy áttekintések céljából annak a szervezetnek a nyilvántartását is szolgálják, amelyhez az iroda tartozik.

3- Vegyen részt üléseken

Ezek egy munkacsoport tagjai közötti találkozók, amelyek során eszmecserét folytatnak a folyamatban lévő projektekről, új javaslatokat nyújtanak be, előadásokat, jelentéseket vagy jelentéseket osztanak meg.

Általános célja, hogy minden jelenlévőt hozzáigazítsanak a közös cél eléréséhez, és mindegyikhez rendeljenek szerepeket, feladatokat és határidőket. Arra is szolgálnak, hogy megoldják a feladatok végrehajtása során felmerült problémákat.

Általában nagyon meghatározott frekvenciájú, időtartamú és dinamikus. Hasonlóképpen, amit bennük tárgyalnak, általában percekben vagy percekben rögzítik a benyújtáshoz.

Egyes szervezetek naponta tartanak üléseket, mások hetente több napon, mások kéthetente, mások pedig havonta. Az ülések gyakorisága az egyes vállalatoktól és igényeitől függ.

4- Ülések ütemezése

Az összes ember napirendjének összehangolásáról van szó, akiknek a találkozón részt kell venniük, hogy egy adott helyen és időben egybeesjenek.

Ijesztő feladat lehet, ezért jó ötlet lehet a technológiára hagyatkozni. Vannak olyan alkalmazások, mint például a ScheduleOnce, amelyek lehetővé teszik az ülések automatikus ütemezését, lehetővé téve a meghívottak számára a rendelkezésre álló dátumok megtekintését és a számukra kényelmes idő kiválasztását.

5- Ellenőrizze a vállalati e-maileket

Ez egy olyan feladat, amely hosszú időt vehet igénybe. Egy 2016-ban közzétett Adobe-jelentés, amely egy több mint ezer munkavállaló által végzett önfelmérésből származik, rámutat arra, hogy hetente átlagosan 20,5 órát töltünk, ellenőrizve a munkahelyi e-mailünket.

Az e-mailek osztályozása, olvasása és megválaszolása a kommunikáció nagyon gyakori formája, és lehetővé teszi a projektekhez vagy szervezeti folyamatokhoz kapcsolódó fájlok és benyomások cseréjét.

Bár a vállalatok folyamatosan keresnek hatékonyabb módszereket az e-mailek kezelésére, vannak olyan alkalmazások, mint például a Gmail intelligens címkéi is.

A feladat ésszerűsítésének másik módja a standard e-mail sablonok vagy szövegek beépítése, amelyeket minimális módosítással lehet elküldeni a különböző címzetteknek és különböző időpontokban.

6- Pénzügyi menedzsment

E feladat során garantálni kell, hogy a pénz teljesíti életciklusát a termékek és szolgáltatások vásárlása és eladása során; minden számlát benyújtani, feladni, kifizetni és feladni kell. Természetesen vannak irodák, amelyek csak ezt teszik.

Ez a tevékenység magában foglalja a pénzügyi számlák és a jogi dokumentumok naprakészen tartását is, hogy ne legyenek problémák a kérdéses szervezetet érintő jogi kerettel.

7- Logisztika

Ez a funkció biztosítja, hogy a cég munkájához kapcsolódó összes árut szállítsák a raktárakba és az ügyfelekbe, illetve onnan. Ide tartozik még a beszállítókkal való kapcsolattartás az új termékek gyártásához szükséges alapanyagok megszerzése érdekében.

Ennek a funkciónak a célja annak garantálása, hogy a társaság birtokában legyen minden szükséges áru vagy szolgáltatás előállításának folytatásához.

8- Felhívja a figyelmet

Irodában a telefonra is válaszolni kell, mivel ez az ügyfelekkel, beszállítókkal és maguk a munkatársakkal való kommunikáció eszköze.

Bár ez egyszerű feladatnak tűnik, bizonyos protokollt igényel, mivel a társaságon kívüli valaki hozzákapcsolhatja annak imázsát. Ezért fontos az udvariasság szabályainak tiszteletben tartása, az intézményi hangminőség fenntartása, a hang hangereje és a használt szókincs mérsékelt.

Egy másik fontos információ, amelyet e funkció végrehajtásakor néha figyelmen kívül hagynak, az, hogy a lehető legtöbb adatot írja le a telefon másik oldalán lévő személyről; Ez táplálja a vállalat kapcsolattartó adatbázisát, és lehetővé teszi, hogy helyesen kövesse nyomon a telefonbeszélgetés során megvitatott ügyet.

9- Az akták szervezése

Az irodában végrehajtott feladatok többsége valamilyen dokumentumot generál: számlák, jegyzetek, percek, percek, értékesítési jelentések stb.

Digitálisan vagy papíron olyan információmennyiség, amely megköveteli, hogy valaki felelős legyen a katalógusok készítéséért, archiválásáért és megóvásáért, az üzleti jelentőség szempontjából.

Pontosan ez az utolsó pont, az információvédelem kérdése olyan kérdés, amely sok szervezet számára fejfájássá vált, ezért egyre több eszköz, protokoll és eljárás jelenik meg, amelyek biztonságot nyújtanak az aktákban és az adatok továbbításában. érzékeny adatok egy szervezetben.

Egyes esetekben külső merevlemez-meghajtókat használnak, másokban ezekhez az esetekhez speciális szerverek vagy tárolóplatformok vannak a „felhőben”, például a Microsoft OneDrive, a Google Drive vagy az Apple iCloud.

10- A cég leveleinek elosztása

Az a feladat, amely annak ellenére, hogy nem igényel rendkívül magas szintű tudományos képzést, jó szervezést, felelősséget és sürgősséget igényel, a levelezés elosztása az irodán belül.

A tervrajz vázlata, a bank által elküldött hitelkártya, a szállító által kiállított számlák vagy a kormányzati szervezet válaszlevele néhány olyan dokumentum, amelyre minden alkalmazott várhat, és amelyen belül sok más folyamat a társaság.

11- Ügyfélszolgálat

Ez a funkció azt jelenti, hogy fizikailag kiszolgálja az ügyfeleket kérdésekkel vagy panaszokkal a cég által kínált termékekkel vagy szolgáltatásokkal kapcsolatban.

12- Dokumentumok nyomtatása és másolása

A fizikailag megőrzendő dokumentumok kinyomtatásából, vagy azok másolatainak elkészítéséből áll, amelyeket másolatban kell megőrizni, vagy a vállalat munkavállalóinak kell átadni.

13- Jelölt interjúk

Ez a személyzet kiválasztásának egyik feladata. Ezek elvégezhetők külön-külön vagy csoportokban, vagyis egyetlen jelöltre vagy többre összpontosítva.

14- Kellékek és irodaszerek beszerzése

Az irodai kellékek elengedhetetlenek annak hatékonyságához. Írószereknek, nyomtató tintanak, csomagolásnak vagy papírnak mindig rendelkezésre kell állnia, tehát legyen valaki a felelős a kezeléséért.

15 - Igazgatási funkciók

Az adminisztratív eljárások elengedhetetlenek a társaság számára a stabilitás fenntartásához és az üzleti siker eléréséhez. A jogi kérdések ismerete, a papírmunka és az egyéb bürokratikus rendszerek néhány ilyen funkció.

Irodalom

1. Audra Bianca (s / f). Irodai szervezési és tervezési tippek. Helyreállítva: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 irodai feladat, amelyeket automatizálhat és kell. Helyreállítva: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Az életében hány órát pazaroltál a munkahelyi e-mailen? Próbálja ki a depressziós számológépünket. Helyreállítva: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Irodai munkahelyek listája. Helyreállítva: work.chron.com.
5. Mit csinál egy irodai asszisztens? Helyreállítva a Learn.org oldalról.
6. Pontosan mit csinálnak az emberek irodai munkákban. Helyreállítva: reddit.com.