A KÖZIGAZGATÁSI ELLENŐRZÉS 11 FŐ ALAPELVE - DUDAS - 2026

Az adminisztratív ellenőrzés alapelvei az általános szabályok, amelyeket be kell tartani annak elemzésekor, hogy a tevékenységeket a tervek szerint hajtják-e végre, és megteszik a szükséges korrekciós intézkedéseket a terv megerősítéséhez.

A menedzsment azt jelenti, hogy megpróbáljuk a lehető legjobban kihasználni a rendelkezésre álló erőforrásokat az üzleti cél elérése érdekében. Ezért az adminisztráció magában foglalja a vállalat összes műveletét.

Az adminisztratív ellenőrzések az adminisztratív és gazdasági hatékonysághoz szükséges eljárások összessége. Mivel a szervezet belső ellenőrzési rendszerének szerves része, célja a menedzsment politikáinak és terveinek teljes és időben történő végrehajtásának biztosítása.

Az adminisztratív ellenőrzések néhány példája az eljárási változtatások, az alkalmazottak képzése és a figyelmeztető táblák telepítése.

Az adminisztratív ellenőrzés alapelveit tizenegy kategóriába lehet sorolni, tükrözve annak célját, természetét, felépítését és folyamatát. Az adminisztratív ellenőrzés ezen elveit az alábbiakban részletezzük.

Az adminisztratív ellenőrzés alapelvei

Célbiztosítási elv

Az adminisztratív ellenőrzés alapvető célja a célok elérése. Ez a tervek hibáinak feltárásával történik.

A hatékony korrekciós intézkedések lehetővé tétele érdekében a tervektől való lehetséges vagy tényleges eltéréseket megfelelő módon fel kell tárni.

Szabályozza a hatékonyság elvét

Az adminisztratív ellenőrző rendszernek a lehető legkisebb költséggel fel kell tárnia és ki kell emelnie a tervektől való eltérések okait.

A hatékonyság elve különösen fontos az ellenőrzésben, mivel a technikák általában drágák és nehézkesek.

A menedzser annyira beleférhet a kontrollba, hogy többet költene, mint amennyi szükséges az eltérés észleléséhez. Az olyan ellenőrzések, amelyek komolyan befolyásolják az alárendelt személyek tekintélyét vagy a terveket végrehajtó személyek motivációját, nem hatékonyak.

Az ellenőrzési felelősség elve

Az ellenőrzés gyakorlásának fő felelőssége a tervek végrehajtásáért felelős vezetőn fekszik. Felelősségét a szervezet felépítése megváltoztatása nélkül nem vonhatja le vagy vonhatja vissza.

Az ellenőrzés felelősségét a művelet minden szakaszában konkrét személyekre kell ruházni.

Ez az egyszerű elv tisztázza a vezérlők és a vezérlőegységek ritkán érthető szerepét.

Ezek az ügynökségek ellenőrzési információkat szolgáltató szolgáltatásként működnek. Ugyanakkor csak akkor gyakorolhatják az irányítást, ha vezetői jogosultságot és felelősséget kapnak az ellenőrzött dolgokért.

A megelőzés elve

Az ellenőrzésnek, akárcsak a tervezésnek, előretekintőnek és megelőzőnek kell lennie. Ezt az elvet gyakran elhanyagolták, elsősorban azért, mert az ellenőrzés inkább statisztikai és számviteli adatokra támaszkodott, nem pedig előrejelzésekre és előrejelzésekre.

Noha az előrejelzések nem pontosak, jobbak, mint a történeti adatok. Ideális esetben a vezérlőrendszernek azonnali visszajelzést kell adnia a kívánt teljesítménytől való eltérések korrigálására, amint azok bekövetkeznek.

Ha ez nem lehetséges, az ellenőrzésnek előrejelzéseken kell alapulnia, hogy az időbeli eltéréseket előre lehessen számolni. Nagyobb figyelmet kell fordítani a hiányosságok megelőzésére, mint azok megszüntetése után.

Például a készpénz előrejelzések segítik a vállalkozások egészségét azáltal, hogy előre jelezik és megelőzik a készpénz hiányát.

Közvetlen ellenőrzés elve

A manapság alkalmazott kontrollok túlnyomó többsége azon a tényen alapszik, hogy az emberek hibákat követnek el. Ezeket gyakran közvetett ellenőrzésként használják a hibák észlelésére, gyakran a tény után.

Ahol lehetséges, a hibák megelőzésére irányuló közvetlen ellenőrzéseket kell alkalmazni. A vezetők minőségének javítása minimalizálhatja a közvetett ellenőrzések szükségességét. A magas színvonalú vezetők nagyon kevés hibát követnek el, és minden funkciójukat a lehető legjobban teljesítik.

A tervek tükröződésének elve

Az ellenőrzés feladata a tervek hatékony végrehajtásának biztosítása. Ezért az ellenőrzési technikáknak tükrözniük kell a tervek sajátos természetét és felépítését.

Minél világosabb és átfogóbb a szervezet terve, és minél több ellenőrzést terveznek tükrözni ezeket a terveket, annál hatékonyabb lesz az ellenőrzés az igények kielégítésében.

Például a költségkontrollnak egy meghatározott és meghatározott típusú tervezett költségeken kell alapulnia.

Pri ncipio piramis

A visszajelzési adatokat először a piramis alján kell jelenteni; vagyis a felügyelőknek és még a legalacsonyabb szintű operatív személyzetnek is.

Ez lehetőséget ad az alkalmazottak számára, hogy ellenőrizzék saját helyzetüket, és felgyorsítsák a korrekciós intézkedéseket.

A szervezeti alkalmasság elve

Az adminisztratív ellenőrzési rendszer megfelel az igazgatási hatáskörnek, és tükröznie kell a szervezet felépítését.

Amikor az adminisztratív ellenőrzési rendszert hozzáigazítják a szervezet struktúrájához, ez meghatározza a fellépés felelősségét és megkönnyíti a tervektől való eltérés helyesbítését.

Hasonlóképpen, a teljesítménynek a tervekkel szembeni értékeléséhez szükséges információkat a kezelő pozíciójához kell igazítani, aki felhasználja azt. Más szavakkal, az ellenőrzési célokra felhasznált összes számnak és jelentésnek a szervezet szempontjából kell lennie.

Az ellenőrzések egyéniségének elve

Az ellenőrzés akkor válik hatékonynak, ha összhangban van az érintett személy helyzetével, működési felelősségével, kompetenciájával és igényeivel.

A szükséges hatály és a részletes információk a vezetés szintjétől és funkciójától függően változnak.

Hasonlóképpen, a különböző vezetők jobban részesítik az információjelentés különböző formáit és egységeit. Ezért a kontrolloknak meg kell felelniük az egyes vezetők egyedi követelményeinek.

A kritikus pont ellenőrzési elve

Minden műveletnek vannak bizonyos sebezhető vagy kritikus pontjai. Éppen ezek okozják a legtöbb problémát, és nagy eltéréseket eredményeznek.

A menedzsernek, miközben ellenőrzést gyakorol, a tényezőkre kell összpontosítania, amelyek kritikusak a teljesítmény értékelése szempontjából.

Felesleges és gazdaságtalan lenne, ha a menedzser ellenőrizné a teljesítmény minden részletét. Ezért a figyelmet a kritikus teljesítménypontokra kell összpontosítania.

A cselekvés elve

Az ellenőrzés időpocsékolásnak bizonyul, ha nem kerül sor korrekciós intézkedésre. A korrekciós intézkedések magukban foglalhatják a tervek átgondolását, az átszervezést, az alárendelt kicserélését vagy képzését, a személyzet motiválását stb.

Az ellenőrzés csak akkor indokolt, ha a tervektől való eltéréseket a megfelelő tervezés, szervezet, személyzet és irányítás révén korrigálják.

Irodalom

1. MBA Tudásbázis (2018). Vezetési ellenőrzési alapelvek. Forrás: mbaknol.com.
2. Üzleti szótár (2018). Közigazgatási ellenőrző rendszer. Forrás: businessdictionary.com.
3. Wikiquote (2016). Az adminisztráció alapelvei. Forrás: en.wikiquote.org.
4. Arthita Banerjee (2018). Az irányítás 6 legfontosabb alapelve a menedzsmentben. Termékek megőrzése. Forrás: konservearticles.com.
5. Diksha (2018). Kontrolling: Jelentés, természet és alapelvek. Üzleti menedzsment ötletek. Forrás: üzletemberagementideas.com.