A VÁLLALAT ELJÁRÁSI KÉZIKÖNYVE: MI A CÉLJA, ELŐKÉSZÍTÉSE - DUDAS - 2026

A vállalat eljárási kézikönyve egy írásbeli dokumentum, amely lépésről lépésre felsorolja a munkafeladatok elvégzését vagy a munkahelyi helyzetben felmerülő adott helyzetek kezelését. Ez tartalmazza a vállalat bevált gyakorlatait és a fő üzleti folyamatok leírását.

Ez a kézikönyv tartalmazza a munka elvégzésének módszereit és szabványait. Az eljárási kézikönyv elkészítése segíti a társaságot a növekedés irányában, egyszerűsíti a képzést és megkönnyíti skálázási képességét.

Ez a kézikönyv lehet három gyűrűs iratgyűjtő, mappája a megosztott hálózati meghajtón, vagy egy automatikusan közzétett verzió, az eljáráskezelő szoftver segítségével. Mindenkinek meg kell értenie, hogy miből áll az eljárási kézikönyv, és hol található, amikor valakinek szüksége van rá.

Az eljárási kézikönyv megírásához egyértelműen meg kell érteni az egyes folyamatok lépéseit. A vállalkozás növekedésével új eljárásokra lesz szükség. Az eljárási kézikönyv az eljárások könyvtárának is tekinthető.

A kézikönyv olyan mintaprocedúrákat tartalmaz, amelyek felhasználhatók sablonként az új üzemeltetési eljárásokhoz. A szervezet minden alkalmazottját meg kell tanítani a vállalati politikákról és eljárásokról; minden esetben azonnal hozzáférniük kell az eljárási kézikönyvhez.

Mire való?

A jól megírt eljárási kézikönyv használatával a vállalat hatékonyabban elősegítheti az új alkalmazottak képzését.

A kiképzésen túl az eljárási kézikönyv a jelenlegi csapattagok számára erőforrást kínál a kevésbé használt eljárások megismeréséhez, biztosítva, hogy a megfelelő alaki követelményeket teljesítsék, miközben fenntartják a minőség-ellenőrzést.

Az alkalmazottaknak meg kell érteniük, mit várnak el tőlük. A felügyeleteknek eljárási kézikönyvre van szükségük az üzleti folyamatok kezeléséhez. A szabványok dokumentálásával kommunikál arról, ami fontos a növekedés, a minőség és az ügyfél-elégedettség szempontjából.

A funkcionális területet érintő politikák és eljárások révén a vonalbeli munkavállalók képesek arra, hogy hatékony, időmegtakarító döntéseket hozzanak.

A hatékony eljárási kézikönyv biztosítja a megfelelő módszereket az osztályok közötti kommunikációhoz, lehetővé téve a személyzet számára, hogy együtt dolgozzon a napi üzleti problémák megoldásában anélkül, hogy szükségtelen lenne a felügyelő bevonása.

Az eljárási kézikönyv célja, hogy különféle tartalmakat szervezzen, amelyek tükrözik mind a társaság formáit, mind kommunikációs eszközeit, hogy a szolgáltatást elvégezzék vagy a terméket a lehető legalacsonyabb költséggel és a lehető legrövidebb időn belül el tudják végezni.

További előnye, hogy magasan tartja a munkavállalók elégedettségét és motivációját.

Hogyan készíthetem?

Az eljárási kézikönyv kidolgozása előtt fontos megérteni a különbséget a politika, az alapvető folyamat és az eljárás között.

- A politika az alapelvek és a kapcsolódó iránymutatások halmaza, amelyet a szervezet vezetése fogalmaz meg és alkalmaz annak érdekében, hogy a hosszú távú célok elérése érdekében irányítsa és korlátozza tevékenységét.

- Az alapfolyamat az egymástól függő és összekapcsolt eljárások sorozata, amelyek mindegyik szakaszban egy vagy több erőforrást (munkavállalói idő, energia, gépek, pénz) fogyasztanak az inputok termékekké konvertálására. Ezek az eredmények bemenetileg szolgálnak a következő szakaszba, amíg el nem érik az ismert célt vagy a végeredményt.

- Az eljárás egy tevékenység sorozat vagy egy rögzített cselekvés, amelyet lépések határoznak meg (egyértelműen definiált kiindulási és végpontot tartalmaznak), amelyet ugyanabban a sorrendben kell végrehajtani a feladat sikeres elvégzéséhez.

Határozza meg az alapvető folyamatokat

A társaság összes központi folyamatát figyelembe kell venni. Először annak meghatározásával határozza meg, mely folyamatokat vázolja fel és térképezi fel az eljárási kézikönyv, összeállítva az összes beillesztendő eljárást.

Bár nem minden folyamat felsorolható, fontos meghatározni a legalapvetőbb és legfontosabb folyamatokat. Például egy étterem meghatározhatja az egyes ételek elkészítésének alapvető folyamatait, de ugyanolyan fontos az étterem tisztítási folyamata.

Létre kell hozni azon alapvető folyamatok listáját, amelyeket le kell fedni, hogy azokat a feltérképezés után integrálhassák az eljárási kézikönyvbe. A vázlat iránymutatásként szolgál annak biztosítására, hogy egyik feladat sem maradjon meg a kézikönyv megírásának megkezdésekor.

Írjon bevezetőt

Mellékeljen egy rövid leírást arról, hogy mi szerepel a kézikönyvben, amely közvetlenül az emberekhez kerül, akik a kézikönyvet fogják használni, mire számíthat az olvasó a kézikönyv használatakor, és a kézikönyv használatának legjobb módjáról (azaz „olvassa el a borítót a borításhoz” vége "vagy" referenciaként használja az eljárások megtalálásához, ha szükséges ").

Készítsen folyamatábrát az egyes folyamatokról

Mindegyik folyamatot a végrehajtásához szükséges lépések vagy feladatok határozzák meg. Egy lépés hiánya azt jelenti, hogy elveszítjük vagy késleltetjük a megrendelést, vagy hibás végtermékkel rendelkezik. A folyamatábra létrehozása meghatározza a munkafolyamatot.

A kézikönyv kitöltéséhez egyszerre egy folyamattal kell kezdenie: az első folyamattal kezdje a vázlatban. A folyamat befejezéséhez szükséges lépéseket körvonalazzuk, majd visszatérünk és írjuk le az egyes lépések részleteit.

Győződjön meg arról, hogy minden lépés világos és tömör. Minden lépésnek elegendő részletet kell tartalmaznia ahhoz, hogy bárki követhesse az utasításokat.

Tegyük fel például, hogy egy eljárást hoz létre az értékesítési folyamathoz egy internetes követelmény alapján. Először folyamatábrát készítünk arról, hogy miként kezdették kapcsolatba lépni a potenciális vevővel, miután információt kérték: telefonhívás, e-mail vagy szöveges üzenet formájában.

Ha a potenciális ügyféllel kezdetben nem sikerült kapcsolatba lépni, kiszámítják, hogy hányszor követi az értékesítési csapat lépéseit, minden kapcsolattartóra vonatkozóan külön parancsfájlokat.

Az ügyféllel való kapcsolatfelvételkor egy másik szkript kerül kiosztásra, valamint egy sor nyomkövetés, attól függően, hogy az ügyfél megvette a terméket, vagy úgy döntött, hogy vár.

Adja az eljárást másoknak, hogy olvassa el

Fontos, hogy munkatársa vagy valaki ismerősje elolvassa, és kövesse az utasításokat az írásuk szerint. Ez a személy értékes visszajelzést adhat, ha vannak olyan lépések, amelyeket nem tudott végrehajtani, vagy nem értett meg.

Az eljárást a megjegyzések alapján hibakeresik. Lehet, hogy újra kell írnia, szerkesztenie vagy hozzáadnia kell az utasításokat.

Készítsen ellenőrző listákat és űrlapokat

Bármely folyamathoz könnyebb a csapat tagjai követni egy űrlapot vagy ellenőrző listát. Ezért kell kidolgozni egy részletes sablont, a leképezett folyamat alapján.

Ha konkrét információkat kell gyűjtenie, amikor az ügyfél belép, akkor gondoskodnia kell arról, hogy a sablonban legyen minden szükséges információ, tömör módon bemutatva.

Nem szabad azt feltételezni, hogy a csapat tagjai mindenre emlékeznek, amelyet az eljárás jelez, különösen akkor, ha az ügyfél szemben áll szembenük. Az ellenőrző listákat és az űrlapokat függelékként kell integrálni a folyamatábra és a folyamat lépéseihez.

Integrálja azt az eljárási kézikönyvbe

Miután az egyes folyamatokhoz folyamatábrát rendeltünk és az összes támogató dokumentumsablont elkészítettük, beillesztjük őket a teljes eljárási kézikönyvbe. A kézikönyvet részlegek szerint szervezik.

Például az eljárási kézikönyv tartalmazhatja a „Értékesítés”, „Műveletek” és „Elosztás” szakaszokat. Az egyes részek fel vannak osztva az osztály fő folyamatainak, általában abban a sorrendben, hogy az egyes alapvető folyamatokat a termékek teljes kiszállítása során hajtják végre.

A „Disztribúció” szakaszban több fő folyamat is működhet, mint például a „Megrendelés megszerzése”, „Szállítási csomag”, „Szállítás” és „Követés”.

Az eljárási kézikönyv tartalomjegyzékkel van felépítve, és az egyes eljárások egyértelműen fel vannak tüntetve, félkövér címmel.

A címoldalon található a kézikönyv neve, a tartalomjegyzék, a bevezetés és az eljárások a tartalomjegyzék sorrendjében.

Füllapok is elhelyezhetők a csapat tagjai számára, hogy könnyen áttekinthessék a kézikönyvet, hogy segítsék őket a megfelelő eljárások megkeresésében az osztályukban.

Végül a másolatokat készítik és terjesztik. Ösztönözze a folyamatos visszajelzést, és szükség esetén frissítse a kézikönyvet. Az irányelveknek és az eljárásoknak megfelelően rendelkezésre kell állniuk a kézikönyvnek az egyes funkcionális helyek kijelölt területén.

Példák

-Manális hamburgert főzni egy meghatározott módon.

- Kézi, hogyan kell fellépni tűz, földrengés vagy természeti katasztrófa esetén.

- Kézikönyv az ügyfelek panaszaival vagy egy agresszív vevővel szemben.

-Manális a személyzet kiválasztási folyamatának végrehajtására.

-Manális tudni, hogyan kell dolgozni egy étteremben.

Irodalom

1. Kimberlee Leonard (2017). Hogyan írhatok szokásos üzemeltetési eljárási kézikönyvet? Kisvállalkozás - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Mi az a Szabályzat és Eljárási Kézikönyv? Bizmanualz. Forrás: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Az eljárási kézikönyv meghatározása. Forrás: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Mi az eljárási kézikönyv célja? Bizmanualz. Forrás: bizmanualz.com.
5. Template Lab (2018). 37 Legjobb szabványos működési eljárás (SOP) sablonok. Forrás: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). A 8 LÉPÉSES ÚTMUTATÓ A SZABAD ÜZEMELTETÉSI ELJÁRÁS ÚTMUTATÓJÁN Lern. Forrás: blog.lern.org.