- Fő ellenőrzési alapelvek
- Irányító környezet
- Ellenőrző tevékenységek
- Feladatok szétválasztása
- A tranzakciók és tevékenységek jóváhagyása
- A dokumentum szabványosítása
- Az eszközök és nyilvántartások fizikai és hozzáférési ellenőrzése
- Független vélemények
- A felelősség megosztása
- Példák
- Feladatok szétválasztása
- Engedélyek
- A személyzet fluktuációja és a vakáció
- Fizikai ellenőrzések
- Időszakos számviteli egyeztetések
- Automatizált kezelőszervek
- Irodalom
A társaság ellenőrzési alapelvei azok a rendeletek, amelyek megkövetelik a számviteli rendszerekben bevezetett eljárások és folyamatok elősegítését a vezetők számára az üzleti tevékenységek felügyeletében és szabályozásában, ezáltal biztosítva a társaság vagyonának védelmét.
Az ellenőrzési elvek célja annak biztosítása, hogy a számviteli rendszer megfelelően működjön, és hogy az üzleti eseményeket pontosan rögzítsék. Nyilvánvaló, hogy a vezetők nem képesek felügyelni az összes alkalmazottat, így fennáll annak lehetősége, hogy hibák vagy csalások történjenek.
A hatékony ellenőrzések azonosításához és létrehozásához a vezetőségnek folyamatosan értékelnie kell a kockázatot, ellenőriznie kell az ellenőrzés végrehajtását, és szükség szerint módosítania kell az ellenőrzéseket.
Egy ilyen alapvető üzleti funkció biztosítása ésszerű biztonságot nyújt a hibák valószínűségének csökkentésével és a szervezet vagyonának megóvásával. Fontossága miatt a vállalatoknak figyelembe kell venniük az ellenőrzés alapelveit.
Fő ellenőrzési alapelvek
Irányító környezet
A felső vezetők vezetési stílusa és elvárásai, különös tekintettel ellenőrzési politikájukra, meghatározzák az irányítási környezetet.
Az ellenőrzési környezetben az irányítóbizottság végzi a további felügyeletet, amely biztosítja az adminisztratív integritást, az etikai értékeket, a jól meghatározott szervezeti felépítést, valamint hozzáértő és megbízható munkavállalókat, hatásköröket és felelősségeket ruházva fel.
Ellenőrző tevékenységek
Ezek olyan speciális politikák és eljárások, amelyeket a vezetés használ a céljainak elérése érdekében. Ide tartoznak a következők:
Feladatok szétválasztása
Ez megköveteli, hogy a különböző emberek felelősséget kapjanak a kapcsolódó tevékenységekben, különösen az engedélyezéssel, őrizetben vagy nyilvántartással kapcsolatos különféle feladatok elvégzéséért.
Azáltal, hogy különféle embereket igényelnek ezeknek a funkcióknak a végrehajtására, kiegyensúlyozott ellenőrzési rendszer jön létre.
A tranzakciók és tevékenységek jóváhagyása
Segít abban, hogy a társaság minden tevékenysége megfeleljen a megállapított irányelveknek és iránymutatásoknak.
Bizonyos kezelők számára bizonyos tranzakciótípusok jóváhagyása további kötelezettségvállalást jelent a számviteli nyilvántartásokhoz, bizonyítva, hogy a tranzakciókat a megfelelő hatóság elemezte és jóváhagyta.
A dokumentum szabványosítása
Ez magában foglalja a könnyen használható és kellően informatív számlák és egyéb dokumentumok létrehozását, az előre számozott és egymást követő dokumentumok használatát, valamint a dokumentumok időben történő elkészítését.
A szabványosítás megkönnyíti a régi rekordok áttekintését a rendszer esetleges eltéréseinek forrását keresve. A szabványosítás hiánya bizonyos tételek figyelmen kívül hagyását vagy téves értelmezését okozhatja egy ilyen felülvizsgálat során.
Az eszközök és nyilvántartások fizikai és hozzáférési ellenőrzése
Ezek elektronikus vagy mechanikus kezelőszervek (széfek, azonosító kártyák, kerítések, pénztárgépek, videokamerák, zárak) vagy számítógépes kezelőszervek, amelyek hozzáférési jogosultságokkal vagy létrehozott biztonsági mentési és helyreállítási eljárásokkal kapcsolatosak.
A technológia általában odajuthat, ahol az emberek nem tudnak, és napi 24 órában lehet munkában, anélkül, hogy további fizetésre lenne szükség.
A számviteli rendszerhez való hozzáférés jelszavakkal, zárolásokkal és elektronikus hozzáférési naplókkal történő ellenőrzése megakadályozza az illetéktelen felhasználókat a rendszerből, és lehetőséget biztosít a rendszerhasználat ellenőrzésére a hibaforrások azonosítása céljából.
Független vélemények
A vállalatoknak időszakonként felül kell vizsgálniuk ellenőrzési rendszereiket. Ezt olyan személynek kell megtennie, aki még nem végezte el az ellenőrizendő munkát.
Ezek az áttekintések hozzájárulnak a számviteli információk megbízhatóságának és a műveletek hatékonyságának biztosításához.
A felelősség megosztása
A társaságnak egyértelműen meg kell határoznia a felelősséget. Az emberek speciális felelősségének kiosztása biztosítja, hogy megértsék az ellenőrzés fenntartásában játszott szerepüket.
Ha valamilyen felelősséget nem vesznek figyelembe, egy hatékony ellenőrző rendszer világossá teszi, ki nem hajtja végre a hozzárendelt feladatot.
Példák
Mindezek az ellenőrzések megfelelnek az ellenőrzési elv célkitűzéseinek. Miután az ellenőrzések a helyükön vannak, a vezetőknek nem kell ellenőrizniük az egyes alkalmazottak tevékenységét. Időnként felülvizsgálhatják az ellenőrzéseket annak biztosítása érdekében, hogy megfelelően működnek, és összpontosítsanak az üzletvitelre.
Feladatok szétválasztása
Jó ellenőrzés annak biztosítása érdekében, hogy a nyilvántartási funkciók elkülönüljenek a tényleges készpénzkezeléstől.
Ezért a pénztáros feladata a készpénz beszedése az ügyfelektől, annak lehetőségével, hogy azt a bankban letétbe helyezi, és a számviteli osztály felelős ezeknek a pénzeszközöknek a nyilvántartásba vételéért és a banki egyeztetések elvégzéséért.
Ilyen módon egyetlen személy nem veheti igénybe az ügyfél pénzét és nem használhatja fel azt illegálisan, később csalárd elszámolással fedezve.
Ha két ember végzi ezeket a munkákat, akkor a csalás csak akkor működhet, ha mindenki bűnrészes a másikkal. Nyilvánvaló, hogy két bűnrészes munkavállaló sokkal kevésbé valószínű, mint egy alkalmazott ellopni.
Engedélyek
A jóváhagyás megkövetelése a nagyköltségek kifizetésének megakadályozására, hogy a gátlástalan alkalmazottak nagy csalárd tranzakciókat hajtsanak végre a vállalati alapokkal.
A hivatalos árlista jóváhagyja az értékesítő személyzetet az ilyen áron történő értékesítéshez. Ezenkívül lehet olyan vezérlés, amely lehetővé teszi az értékesítési menedzser számára, hogy engedélyezze az árlista ésszerű módosítását.
A személyzet fluktuációja és a vakáció
A kötelező alkalmazottak cseréjét vagy a szabadság idejét a csaló rendszerek észlelése érdekében hajtják végre, amennyiben fenn kell tartaniuk egy rendszeres rendszerrel.
Ha a könyvelő kéthavonta megváltoztatja a felelősséget, akkor az ember nem lesz képes következetesen vezetni a gazember rendszert.
Fizikai ellenőrzések
A fizikai ellenőrzés magában foglalja a készpénz és a számviteli rendszerben nyilvántartott bármely egyéb fizikai eszköz, például a készletek manuális számlálását.
A fizikai számolás az elektronikus nyilvántartások teljes megkerülésével feltárhatja a számlaegyenleg rejtett eltéréseit. A készpénzt az értékesítési pontokon számolni lehet naponta, vagy akár többször is.
A nagyobb projekteket, például a fizikai leltárt, ritkábban, esetleg évente vagy negyedévente kell elvégezni.
Időszakos számviteli egyeztetések
Garantálják, hogy a számviteli rendszer egyenlege megegyezzen más egységek, például bankok, beszállítók és ügyfelek számláinak egyenlegével.
Az ilyen típusú kiegészítő számlák közötti eltérések felfedhetnek eltéréseket a saját számlákban, vagy hogy a hibák más szervezetekből származnak.
Automatizált kezelőszervek
Valószínűleg ezek a leggyakoribb belső ellenőrzések, mivel nemcsak védik a társaságot, hanem növelik annak hatékonyságát.
Az automatizált órák jó példa. A munkavállalókat ezek az órák ellenőrzik, amikor megérkeznek, majd műszak végén ellenőrzik őket.
Az automatikus órával kiküszöbölhető annak lehetősége, hogy a munkavállalók csaljanak munkaidővel.
Irodalom
- MyAccountingCourse (2018). Melyek a belső ellenőrzés alapelvei? Forrás: myaccountingcourse.com.
- MyAccountingCourse (2018). Mi az ellenőrzési elv? Forrás: myaccountingcourse.com.
- Michelle Miley (2017). Melyek a belső ellenőrzés hét alapelve? Bizfluent. Forrás: bizfluent.com.
- TTUHSC (2017). A belső ellenőrzés alapelvei. Feltöltve: elpaso.ttuhsc.edu.
- CliffsNotes (2016). Belső irányítás. Forrás: cliffsnotes.com.
- Rendszergazda (2015). 17 A belső ellenőrzés alapelvei. Etikai ügyvéd. Forrás: ethicaladvocate.com.
- David Ingram (2018). Melyek a hét belső ellenőrzési eljárás a számvitelben? Kisvállalkozás-krónika. Forrás: smallbusiness.chron.com.