KÖZIGAZGATÁSI FOLYAMAT: KONCEPCIÓ, FONTOSSÁG, SZAKASZOK, PÉLDÁK - DUDAS - 2026

Az adminisztratív folyamat a menedzsment, a tervezés és az elemzés folyamata, amelyet a szervezet összes céljának elérése érdekében hajtanak végre. Ez egy módja annak, hogy megtekintsük és ellenőrizzük a folyamatokat, amelyek jelen vannak a vállalatban, igyekszik formalizálni és kialakítani a munkavégzés jobb módjait.

Vagyis arra utal, hogy a különféle folyamatok összehangolódnak egy üzleti stratégiai célkitűzéssel, mérési rendszerek felállíthatók ezekre a folyamatokra, valamint a vezetők képzése és szervezése a folyamatok hatékony irányítása érdekében.

Forrás: pixabay.com

Ezért az adminisztratív folyamat magában foglalja az üzleti folyamatok tanulmányozását, azonosítását, megváltoztatását és figyelemmel kísérését annak biztosítása érdekében, hogy azok zavartalanul működjenek és idővel javuljanak.

Hatékony módszer annak biztosítására, hogy a folyamatok eredményesek és eredményesek legyenek, mivel ez jobb és jövedelmezőbb szervezetet eredményez. Valójában egy olyan tevékenység vagy művelet sorozatát jelenti, amelyet egy meghatározott cél elérése érdekében hajtanak végre. Ez a dolgok szisztematikus módja.

Például egy gyárban van egy gyártási folyamat. Hasonlóképpen, az adminisztratív folyamatban az erőforrásokat és az emberi erőfeszítéseket szabályos módon kell felhasználni a meghatározott célok elérésére. Ez a folyamat javasolja azokat a szerepeket, amelyeket a vezetőknek végre kell hajtaniuk.

Adminisztratív folyamat fogalma

Az adminisztratív folyamat úgy határozható meg, mint egy vállalat tevékenységének szervezése és összehangolása a kitűzött célok elérése érdekében. Az anyagot, a gépeket és a pénzt együtt a termelés tényezőjévé teszik.

Ez magában foglalja a politika létrehozásának, az erőforrások tervezésének, szervezésének, irányításának és ellenőrzésének funkcióinak részvételét és összekapcsolását e politikák céljainak elérése érdekében.

A mai versenyképes és összetett üzleti világban ez a koncepció különös jelentőségű. Ezért ennek a folyamatnak a hatékony irányítása elengedhetetlen az üzleti egység fennmaradásához.

Általános üzleti menedzsment

Az adminisztratív folyamatot széles körben használják bármilyen üzleti vállalkozásban vagy szervezetben. Ez az elem adja az életet az üzleti életnek. Várható, hogy egy üzleti egységet hatékonyan irányítsanak. Pontosan ez történik a menedzsmentben.

Ez elengedhetetlen a szabályos üzletvitelhez. Ez egy létfontosságú funkció, amely a vállalat munkájának minden aspektusához kapcsolódik.

Az adminisztratív folyamat fogalma általános, és lefedi az üzlet minden szempontját. Más szavakkal, ez egy dinamikus folyamat, amelynek célja a rendelkezésre álló különféle erőforrások lehető legjobb felhasználása a jól meghatározott célok elérése érdekében.

Az erőforrások az emberek, az anyagok, a pénz, a gépek, a módszerek és a piacok. Az eredmény a cél elérésének formájában jelenik meg. Ez a bemenetek menedzselésének végső hatása, elérhető egy hatékony adminisztratív folyamat révén.

jellemzők

Javulás

Az adminisztratív folyamatnak nem szabad egyszeri gyakorlatnak lennie. Ennek magában kell foglalnia a folyamatok folyamatos értékelését, és intézkedéseket kell tartalmaznia a folyamatok javítására. Mindez a szervezet folyamatos értékelési és fejlesztési ciklusát vonja maga után.

A meglévő folyamatok megváltoznak

A teljesen új vagy "tökéletes" folyamatok felállítása helyett a meglévő folyamatokat tovább kell fejleszteni, hogy elkerülhető legyen az elért haszon.

Folyamatos folyamat

Ez egy folyamatos folyamat, amelyet különböző vezetők hajtanak végre, akik különböző szinteken dolgoznak. Ez egy másik folyamat, ahol a vezetők megtervezik, szervezik, irányítják, koordinálják és ellenőrzik az emberi erőfeszítéseket a jól meghatározott célok elérése érdekében.

Az adminisztratív folyamat fontossága Mi ez?

Irányítás, koordináció és ellenőrzés

Sok ember együtt dolgozik az üzleti életben, és megfelelő iránymutatásra van szükségük hatékonyságuk növelése érdekében. Ha nem vezetik őket, akkor az emberek kívánságaik szerint fognak dolgozni, és a vállalat rendezett munkája nem lesz lehetséges.

Ezért az adminisztratív folyamat szükséges az üzleti tevékenységek megtervezéséhez, a munkavállalók megfelelő irányba történő irányításához és végül a legkedvezőbb eredmények elérésére irányuló erőfeszítéseik összehangolásához.

Az üzleti célok szabályos elérése

Az üzleti célok szabályos és gyors megvalósításához hatékony adminisztratív folyamat szükséges.

Az erőforrások optimális felhasználása

Megkönnyíti a rendelkezésre álló emberi és fizikai erőforrások optimális felhasználását, ami a vállalat fejlődéséhez és jólétéhez vezet. Még mindenféle hulladékot is kiküszöbölnek vagy minimalizálnak.

Versenyképesség

Fejlődik a versenyképesség. Ez lehetővé teszi a társaság számára, hogy eszközét és nyereségét fejlessze és bővítse.

Munkavállalói motiváció

Annak érdekében, hogy jobban érdeklődjenek és kezdeményezőbbek legyenek a kijelölt munkában, és hozzájáruljanak a vállalat termelékenységének és jövedelmezőségének növeléséhez.

Emellett összehangolják erőfeszítéseiket az üzleti célok gyors elérése érdekében, fejlesztve a csapatmunka szellemét.

Hatékony irányítás

A társadalom előnyeit az ipari fejlődés, a különféle társadalmi csoportok számára biztosított igazságosság, a fogyasztói elégedettség és a jólét szempontjából nyújtja.

Biztosítja a vezetők hatékony felhasználását

A vezetők hatékony felhasználása biztosítja, hogy tapasztalataik, készségeik és érettségi előnyei elérhetőek legyenek a vállalat számára.

Biztosítja a problémamentes működést

Garantálja a társaság hosszú ideig tartó rendezett és folyamatos működését. Ez növeli a vállalat hatékonyságát, termelékenységét és jövedelmezőségét is.

Építs egy erős szervezetet

Ez garantálja egy szilárd szervezet fejlődését, amely bármilyen kedvező vagy hátrányos helyzettel szemben könnyedén és magabiztosan szembenézhet.

Az adminisztratív folyamat szakaszai

Tervezés

Ez magában foglalja a cselekvési terv meghatározását a kívánt eredmények vagy célok elérése érdekében. Az összes többi menedzsment funkció kapcsolódik és függ ettől a szakasztól.

Eszközként szolgál a problémák megoldására. Segít a jövőbeli problémák elképzelésében, és a menedzsmentet a lehetséges megoldásokra összpontosítja.

Szervezet

Ez azt jelenti, hogy összegyűjtik az erőforrásokat, és azokat megfelelő módon felhasználják a célok elérésére. Ez egyaránt folyamat és szerkezet.

Az üzleti terv végrehajtásának módjainak és eszközeinek meghatározását képviseli. Ezenkívül megfelelő adminisztratív struktúrát biztosít, amely megkönnyíti a terv végrehajtását.

Különböző aspektusokat foglal magában, például az osztályosítást, az ellenőrzés hatókörét, a hatáskör átruházását, a főnökök és beosztottak kapcsolatának létrehozását és az üzleti különféle tevékenységeinek összehangolására szolgáló mechanizmusok biztosítását.

Cím

Ez a szakasz meglehetősen teljes, mivel magában foglalja a beosztottak moráljának irányítását és emelését. Ez magában foglalja a kommunikációt, vezetést és motivációt is.

Arra törekszik, hogy az embereket irányítsa és utasítsa arra, hogy a munkát a helyes módon végezzék el. A vezetés minden szinten a vezetők felelőssége.

Az egyértelmű terv és az erős szervezet megteremti a színpadot, de a menedzsernek vezetnie kell alkalmazottait a célok eléréséhez.

egyeztetés

A különböző szervezeti egységek tevékenységeinek integrálása elengedhetetlen a szervezet szabályos működéséhez.

A menedzsernek össze kell hangolnia azt a munkát, amelyért ő felelős. Ez a menedzsment lényege, és egyértelmű iránymutatást ad az egyének tevékenységeihez.

Ezenkívül elkerüli a pazarlást és a sodródást, egységességet biztosítva a szervezetben.

Ellenőrzés

Kerülni kell az egyéneken történő helytelen cselekedeteket. Az ellenőrzés három általános szempontból áll:

- A teljesítményszabályok létrehozása.

- Mérje meg a folyamatban lévő munkát és értelmezze az elért eredményeket.

- Ha szükséges, tegye meg a javító intézkedéseket.

Az üzleti tervek nem eredményeznek automatikusan pozitív eredményeket. A vezetőknek hatékony ellenőrzést kell gyakorolniuk az üzleti terv sikerének elérése érdekében. Az ellenőrzés folyamatos, felügyeleti jellegű tevékenység.

Példák a szakaszokra

- Egy társaságban

A vállalatoknak kitűzendő célok és elérni kívánt célok vannak. Lehet, hogy termékeket szállít a végfelhasználóknak, vagy szolgáltatásokat nyújt az ügyfelek elégedettségének biztosítása érdekében.

Ez lehet a nyersanyagok darabokra történő átalakítása, amelyeket később összeszerelnek egy végtermék előállításához. Ez a társaság összes pénzügyi tranzakciójának megfelelő nyilvántartása is lehet.

E célok eléréséhez feladatok és tevékenységek sorozatát kell elvégezni. Ezt a tevékenységek vagy feladatok logikailag kapcsolódó és logikai folyamatot követő adminisztratív folyamatoknak nevezik.

A társaságok napi működése, függetlenül azok természetétől, szerkezetétől és még az ipartól, amelyhez tartoznak, alapvetően adminisztratív folyamatokból áll.

A gyártást mint önmagát adminisztratív folyamatnak tekintik, de nagyon széles körű, ha figyelembe vesszük, hogy ez magában foglalja-e más adminisztratív folyamatokat, például a termék összeszerelését és a minőségbiztosítást.

A pénzügy ugyanolyan széles, és kisebb, de létfontosságú folyamatokat foglal magában, mint például a számlázás és a költségvetés.

- ápolónő

Az adminisztratív folyamat nagyon hektikus, több munkakörrel és több munkacsoport együttműködésével jár.

Tervezés

Az orvosokkal találkozókat kell tartani az ápolási politikák kialakításának, a biztonsági intézkedések kidolgozásának és a személyzet képzési programjainak elősegítése érdekében.

Szervezet

A sokféleségű csapat megkönnyíti a munkát, és sok időt takarít meg. A csapatok lehetnek támogató személyzet, ápolók, orvosok, mentőszobák stb.

E csapatok együttműködési erőfeszítései befolyásolják a teljes betegtájékoztató megfelelő működését.

Cím

Ösztönözni kell az alkalmazottakat, hogy pozitív változásokat hozzanak az ápolásban. Az ösztönzés jutalom, ösztönzés vagy akár szóbeli értékelés formájában is megvalósulhat.

egyeztetés

Gondoskodnia kell a kórház megfelelő működéséről, valamint arról, hogy minden kérdésre válaszoljon.

Ez olyan munka, ahol a multitasking követelmény. Fontos, hogy a munkavállalók elkötelezettek legyenek.

Ellenőrzés

Az adminisztratív folyamat biztosítja, hogy az egyes osztályok vezetői rendszeres időközönként nyújtsák be jelentéseiket.

Ez elősegíti a költségvetés fenntartását, a betegekkel elkövetett hibák megbeszélését és a hibák elhárítását.

- Igaza van

Az ügyvédi irodáknak nagyon világos eljárásai vannak. Ezek az eljárások magukban foglalják a kínált szolgáltatások munkafolyamatait, valamint módszertant azok rendszeres áttekintésére a fejlesztési lehetőségek megtalálása érdekében.

A bevezetett adminisztratív folyamatok, a megfelelő irányítás és az automatizálás iránti nyitottsága révén a joggyakorlat hatékonyan végrehajtható.

Az ügyféldokumentumoktól a belső és a számviteli folyamatokig elengedhetetlen, hogy legyen valamiféle rendszer a dokumentáció kezelésére.

Egy jó rendszer biztonságos, naprakész, könnyen navigálható és könnyen hozzáférhető. A munkavállalóknak hozzáférniük kell mindenhez, ami munkájukhoz kapcsolódik, függetlenül attól, hogy hol vagy mikor van rá szüksége.

A legjobb, ha olyan eljárást hoz létre, amely ellenőrzi a kitöltött dokumentumok pontosságát vagy biztosítja, hogy az alkalmazottak rendelkezzenek minden szükséges dokumentációval, mielőtt a bíróságra megjelenik.

Végrehajtja az irányelveket

Fontos annak biztosítása, hogy az alkalmazottak betartják a bevett irányelveket. Ha következetesen alkalmazunk mindent, elengedhetetlen az egységes front bemutatása mind belső, mind külső szempontból.

- Az iskoláztatásban

Ez utal az akadémiai célok meghatározására, az erőfeszítések megszervezésére, a belső és külső politikákra, valamint a hallgatókra, valamint az oktatókra, a műszaki és adminisztratív személyzetre vonatkozó megfelelő előírások létrehozására és alkalmazására.

Ennek célja a hatékony menedzsment, valamint a megfelelő oktatási-tanulási folyamat fejlesztéséhez szükséges oktatási feltételek megteremtése. E cél elérése érdekében a következő tevékenységekre van szükség:

- Ellenőrizze, hogy az oktatás-tanulás folyamatát a gyakorlat és az elmélet összekapcsolásával fejlesztették-e, és figyelembe veszik-e azt a környezetet is, amelyben az iskola található és a hallgató tartózkodik.

- A célok elérését lehetővé tevő eljárások és módszerek végrehajtásának értékelése.

- Vegyük a legkényelmesebb stratégiákat annak érdekében, hogy az egyes fokozatokra optimalizáljuk a tanulmányi programokat.

- A tanárok és a diákok munkájának értékelésére szolgáló eljárások kialakítása.

Szervezet

Azok, akik az oktatási közösséget alkotják, tisztában kell lenniük tulajdonságaikkal és funkcióikkal, amellett, hogy velük összhangban cselekszenek.

A munkaterveket és a bizottságokat úgy kell kiosztani, hogy az adminisztratív egység minden alkalmazottja ellátja az előírt feladatait.

- A marketingben / marketingben

Piackutatás elvégzése

Ha egy termék új, akkor a vállalat valószínűleg nem ismeri a termék jövőbeli kilátásait.

Azt sem tudja, hogy milyen termékre van szüksége a piacnak, milyen lesz az új termék forgalmának várható növekedése stb. Ezekre a kérdésekre a piackutatás válaszol.

Stratégia kidolgozása

A szegmentálás, a célzás és a pozicionálás a marketingstratégia része. Ugyanakkor részt vesznek a marketing struktúrájának eldöntésében és a helymeghatározási stratégia megfelelő kialakításában is.

Készítsen marketing tervet

Tervet készítenek annak elemzésére, hogy hol van a vállalat, és hol kíván menni egy adott időtartamon belül.

Az eladónak bármikor megkeresheti a tervet annak elemzése érdekében, hogy jó úton halad-e vagy sem.

Ellenőrzés

Amint egy termék megjelenik a piacon, az ügyfelek további ötleteket adhatnak annak fejlesztésére.

Ezeket az ötleteket a marketing osztály mérlegeli, piaci kutatásokat végez az ötletek érvényességének megállapítása céljából.

Irodalom

1. Gaurav Akrani (2010). Menedzsment funkciók és folyamat, menedzsment gondolat. Kalyan City. Feltöltve: kalyan-city.blogspot.com.
2. Iedunote (2019). A menedzsment folyamat 4 funkciója: Tervezés, Szervezés, Vezetés, Vezérlés. Forrás: iedunote.com.
3. Studious Guy (2019). Menedzsment és menedzsment folyamat. Forrás: studiousguy.com.
4. Ázsiai Kórházak és Egészségügyi Menedzsment (2016). 8 A sikeres kórházi menedzsment posztulált lépései. Forrás: blog.asianhhm.com.
5. Hitesh Bhasin (2018). Marketing menedzsment folyamat. Marketing91. Forrás: marketing91.com.
6. Vanessa Maradiaga (2019). Oktató adminisztráció. Oktató adminisztráció. Feltöltve: administracionedu.blogspot.com.
7. Martin (2017). Üzleti folyamat menedzsment életciklus. Cleverism. Forrás: cleverism.com.