MI A DOKUMENTUMOK ÉLETCIKLUSA? - KULTURÁLIS SZÓKINCS - 2026

A dokumentumok életciklusa olyan szakaszok sorozatából áll, amelyeken keresztül egy fájl áthalad a hasznos élettartama alatt. Ezek a szakaszok a dokumentum létrehozásától kezdve a felhasználásig és a módosításokig egészen a megsemmisítéséig vagy a végleges archiválásig terjednek.

A dokumentumok életciklusának koncepcióját az Egyesült Államokban hozták létre a második világháború után. Ennek oka annak volt szüksége, hogy megfelelő módszert kell találni a felhalmozott nagyszámú fájl kezelésére.

Képforrás: Wikimedia.org.

Mindegyik tudományág eltérő módon közelíti meg a dokumentumok életciklusát, figyelembe véve azok fókuszát és az archívum jellegét. Például a jogi okmány életciklusának eltérő stádiumai lehetnek, mint egy akadémiai dokumentumé.

Mindegyik esetben különböznek a megfontolások arról, hogy egy dokumentumot milyen hosszú ideig kell megőrizni, hogyan kell tárolni, vagy mi a helyes felhasználása. Hasonlóképpen, az életciklus szakaszaira is különféle megközelítések vonatkoznak.

Például lehetnek olyan dokumentumok, amelyek életkoruk miatt nem jelentenek értéket egy társaságnak vagy kormányzati szervnek. Ugyanezen archívumok azonban a múzeum szempontjából nagy történelmi értéket képviselhetnek.

Egy másik alapvető különbség az analóg és a digitális dokumentumok között létezik. Noha a jelentőség a dokumentumok tartalmában rejlik, a digitális fájlok megléte a kezelésük és az életciklus szakaszai sajátosságait vonja maga után.

A dokumentumok három kora

Kép: dialejátszó

1972-ben Carlos Wyffels történész javasolta a három kor elméletét. Ennek értelmében a dokumentumok olyan tárgyak, amelyek létfontosságú folyamatot folytatnak, amelynek során felhasználásukat átalakítják.

Általában véve, a dokumentumokat azonnal a létrehozás után és egy meghatározott ideig intenzíven használják. Idővel azonban ez a felhasználás addig csökken, amíg teljesen leáll, akár archiválás, akár megsemmisítés miatt.

Wyffels szerint ez a ciklus, amelyen az összes dokumentum átmegy, három korosztályra oszlik: adminisztratív vagy aktív életkor, köztes vagy félig aktív kor és inaktív vagy történelmi életkor.

Adminisztratív vagy aktív életkor (kezelési fájl)

A dokumentum aktív időszakára vonatkozik. A létrehozás pillanatában kezdődik, és különböző szakaszaion megy keresztül, amelyben gyakran konzultálnak, átadják és megosztják.

Például a közüzemi számla adminisztratív kora kezdődik annak létrehozásakor. Ezután korlátozott ideig mozoghat - postai kézbesítés vagy e-mail küldés, ellenőrzés és fizetés közben.

Közép- vagy félig aktív kor (központi fájl)

Ebben az időszakban a dokumentum elvesztette annak hasznosságát, amelyre készült. Ezért nem olyan aktív a használata, mint a közigazgatási korban. Ez azonban megmarad és ritkán vehető igénybe.

Például a közüzemi számla középkorúak akkor kezdődnek, amikor a fizetés után egy mappába kerülnek. Nagyon valószínű, hogy soha többé nem fogják konzultálni vele, ám bármilyen aggodalomra okot adó ügyben tartják.

A dokumentumok félig aktív élettartama a dokumentum típusától és a kontextustól függően változhat. Például egy jogi dokumentum hosszabb aktív élettartamú lehet, mint a közüzemi számla.

Az inaktív kor vagy a történeti kor (történeti archívum)

Az archívumok utolsó időszakára vonatkozik. Ugyanakkor nem minden fájlnak van ugyanaz a rendeltetési helye. Természetüktől függően történelművé tehetők vagy megsemmisíthetők.

A történelmi levéltárak kulturális vagy kutatási értéket képviselnek. Ezért ebben a szakaszban megőrzési módszereket kell keresni, hogy azokat a lehető legteljesebben megőrizzék.

A dokumentumok életciklusának szakaszai

A három kor elmélete általánosságban rögzíti az összes dokumentum átmeneti szakaszát. Vannak még más, konkrétabb szakaszok is, amelyek meghatározzák a dokumentumok hasznosságát és kezelését.

Az a szakasz, amelyen egy dokumentum átment, függ annak értékétől, használatától és kontextusától. Ezen jellemzők alapján meghatározzák, hogy mely szakaszokban kell átmenni, és milyen műszaki és adminisztratív rendelkezések vonatkoznak mindegyikre.

Ez a néhány fő szakasz, amelyet egy dokumentum teljes élettartama alatt átél:

1-létrehozás: a dokumentum nyomtatott vagy digitális formában történő létrehozásáról áll.

2 tárolás: A dokumentum létrehozásának formátumától függően, fizikailag vagy digitálisan tárolódik. Egyes esetekben a digitalizálás szakaszát is figyelembe veszik, ha ez a folyamat része.

3-kategorizálás: a dokumentumok szervezésére, osztályozására vagy indexelésére utal, az egyes összefüggésekben meghatározott paraméterek szerint.

4-Transfer: egy dokumentum küldésére és / vagy kézbesítésére vonatkozik annak jellemzői szerint. Jelenleg ez utalhat fizikai levélben vagy e-mailben történő kézbesítésre, az esettől függően.

5-terjesztés: ez a szakasz olyan dokumentumokra vonatkozik, amelyek közhasznúak vagy szükségesek, ezért a létrehozásuk után azokat egy bizonyos embercsoport számára nyilvánosságra kell hozni.

6 - Együttműködés: jelenleg a fájlok megoszthatók közös felhasználásra és szerkesztésre. Ez a szakasz nemrégiben jelenik meg, és kizárólag a digitális dokumentumok esetében tekinthető meg.

7-Konzultáció: arra a szakaszra utal, amelyben a dokumentumokat úgy rendezik el, hogy megismerhetők legyenek velük. E folyamat során a biztonsági és / vagy akadálymentességre vonatkozó rendelkezések nagyon fontosak, attól függően, hogy a nyilvánosság várhatóan hozzáfér az információhoz.

8-Archiválás vagy megsemmisítés: ez az összes dokumentum életciklusának utolsó szakasza. Annak a pillanatnak felel meg, amikor úgy döntenek, hogy elegendő történelmi értékkel rendelkezik-e megırzéséhez, vagy éppen ellenkezőleg, megsemmisül.

Eszközök

1. Darmouth Főiskola. (SF). A dokumentum életciklusa: meghatározások, támogató technológiák és alkalmazások. Helyreállítva: dartmouth.edu
2. González L. (2015). A dokumentumok életciklusa: A 3 kor elmélete. Helyreállítva: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Mi az elektronikus dokumentumkezelési életciklus? Helyreállítva: documentmedia.com
4. Rouse, M. (SF). A dokumentum életciklusa. Helyreállítva: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). A dokumentumok életciklusa - a spanyol levéltári rendszer. Helyreállítva: normadat.es.