A FOLYAMAT ÚJRATERVEZÉSE: TÍPUSOK, MODELLEK, FÁZISOK ÉS PÉLDÁK - DUDAS - 2026

A folyamat újratervezése olyan üzleti menedzsment stratégia, amely a szervezet munkafolyamatainak és üzleti folyamatainak elemzésére összpontosít annak érdekében, hogy a teljesítmény, a termelékenység és a minőség jelentősen javuljon.

Ez a gyakorlat az, hogy átgondoljuk és átalakítsuk a munka elvégzését annak érdekében, hogy jobban támogassuk a szervezet küldetését és csökkentsük a költségeket. Az üzleti folyamat az összekapcsolt feladatok vagy tevékenységek csoportját jelenti, amelyet egy adott eredmény elérése érdekében hajtanak végre.

Forrás: pixabay.com

A szervezet küldetésének, stratégiai céljainak és vevői igényeinek magas szintű értékelésével kezdődik. Alapvető kérdéseket tesznek fel, például: A missziót újra kell-e határozni? Összhangban vannak-e a stratégiai célok a küldetéssel? Kik az ügyfelek?

Előfordulhat, hogy egy vállalat megkérdőjelezhető feltételezések alapján működik, különös tekintettel ügyfelei igényeire és kívánságaira. Csak miután a szervezet átgondolja, hogy mit kell tennie, eldönti, hogyan lehet ezt jobban megtenni.

Összpontosítson a folyamatokra

A küldetés és a célok alapvető értékelése keretében az újratervezés a szervezet azon folyamatainak, lépéseinek és eljárásainak középpontjában áll, amelyek szabályozzák az erőforrások felhasználását az ügyfelek igényeinek megfelelő termékek és szolgáltatások létrehozására. vagy egyes piacokon.

Az újratervezés azonosítja, elemzi és újratervezi a szervezet alapvető üzleti folyamatait azzal a céllal, hogy drámai javulást érjen el a kritikus teljesítménymutatókban, mint például a költség, a minőség, a szolgáltatás és a sebesség.

Az információs technológiát úgy tekintik, mint a meglévő üzleti funkciók támogatása helyett lehetővé teszi a szervezés és az együttműködés új formáinak létrehozását.

A folyamat újratervezése különböző tudományágakból fakad, és négy fő területet lehet azonosítani, amelyek megváltozhatnak: szervezet, technológia, stratégia és emberek. E folyamatok nézetet használják közös keretként ezen területek mérlegelésére.

típusai

Három különféle típusú folyamat-újratervezés létezik, amelyekkel bármely vállalkozás megkezdheti:

Újratervezés a költségjavítás érdekében

Az ilyen típusú újjáépítés a nem kritikus folyamatok költségeinek rendkívüli csökkentéséhez vezethet, akár radikálisan megváltoztatva ezeket, akár akár teljesen megszüntetve.

Ez messze meghaladja a költségek csökkentésére szolgáló szokásos erőfeszítésekkel elérhetőt.

Újratervezés, hogy versenyképesebb legyen

Az ilyen típusú újratervezés erőfeszítéseivel arra törekszik, hogy belevegyék az üzleti életben előállított fő folyamatokba.

Ennek célja, hogy osztályának legjobbá váljon, világszínvonalú szinten, miközben versenyképességi egyenértékűséget érhet el azokkal a vállalatokkal, amelyek a múltban meghatározták a szabályokat és megállapították az ipari szabványokat.

Újratervezés az innováció radikális pontjára

Az ilyen típusú újratervezés célja az innováció radikális pontjainak felkutatása és érvényesítése, a meglévő szabályok megváltoztatása és az osztályba tartozó legjobb fogalommeghatározásának létrehozása minden olyan társaság számára, amely igyekszik egyréssé válni.

Összes

ADKAR modell

A modell az emberekben bekövetkező változások elemére összpontosít, különös tekintettel arra, hogyan lehetne biztosítani, hogy az érintett alkalmazottak támogassák és higgyék a változásban.

Ezt követően a modell az üzleti dimenzió áttekintésére helyezi a hangsúlyt, különös tekintettel a változás szükségességének, a kitűzendő célok, a célok elérésének mikéntjére és az elérési idő skálájára.

A sikeres változási stratégia végrehajtása érdekében gondosan ügyelni kell az üzleti és a személyes dimenzióra is. Öt kulcsfontosságú lépés van a munkavállalói támogatás biztosításában.

Tudatosság

A munkavállalóknak tisztában kell lenniük azzal, hogy pontosan mi történik a változással, és miért szükséges. Ha az alkalmazottak nem tudnak ezekről a dolgokról, elveszíthetik a motivációjukat és az iránymutatást a stratégián belül.

A vezetés döntő szerepet játszik annak biztosításában, hogy az alkalmazottak teljes mértékben tisztában legyenek a változás folyamatának minden elemével.

Szeretnék

A változásstratégiának természetesen az alkalmazottaknak kell támogatniuk. Ahelyett, hogy a változtatást az alkalmazottakra kényszerítik, és a projekt jövőképébe és fejlesztésébe bevonják őket, biztosítani fogják támogatást a végső eredményhez.

Tudás

Az újratervezés valószínűleg megváltoztatja az alkalmazottak rutinját és készségeit, valamint általános változást a szervezetben.

Ezért a munkavállalókat teljes mértékben támogatni kell ezen készségek elsajátításában és fejlesztésében.

jártasság

Ezt az ismereteket tovább kell fejleszteni, de csak akkor történhet meg, ha az egyének rendelkeznek a szükséges készségekkel.

Erősítés

A változás folyamatát és a módszereket megváltoztató egyének jutalmait a változás bekövetkezése után meg kell erősíteni. Ez biztosítja, hogy az alkalmazottak ellenálljanak a kísértésnek, hogy visszatérjenek a régi szokásokhoz.

Hidak átmeneti modellje

A modell fő erőssége, hogy az átmenetre összpontosít, nem pedig a változásra. A különbség ezek között finom, de fontos.

A változás valami történik az emberekkel, még akkor is, ha nem értenek egyet vele. Másrészt az átmenet az, ami történik az emberek fejében, amikor változásokon mennek keresztül.

A változás nagyon gyorsan megtörténhet, míg az átmenet általában lassabban zajlik.

A modell kiemeli az átmenet három szakaszát, amelyeken az emberek átmennek, amikor megváltoznak. Ezek:

- Felmondás, veszteség és elengedés.

- Semleges zóna.

- Új kezdet.

Bridges azt mondja, hogy az emberek minden szakaszban saját tempójukon mennek keresztül. Például azok, akik kényelmesek a változásra, valószínűleg gyorsan haladnak a harmadik szakaszba, míg mások az első vagy a második szakaszban maradnak.

fázisai

Az üzleti folyamatok újratervezése nem könnyű feladat. Az egyes fázisok sikeres befejezése nélkül a módosítási kísérletek kudarcot valósíthatnak meg.

Azonosítsa és kommunikálja a változás szükségességét

Vizsgálni kell. Milyen folyamatok nem működnek? Bizonyos szempontból jobb vagy rosszabb a verseny, mint a társaságnál?

Miután az összes információ rendelkezésre áll, egy nagyon teljes tervet kell kidolgozni, a különféle osztályok vezetõinek részvételével.

A menedzsmentnek szerepet kell betöltenie az eladóban. El kell mondania a változás nagy látomását, és meg kell mutatnia, hogy ez miként fogja pozitívan hatni a legalacsonyabb képzettségű alkalmazottakra is.

Helyezze össze a szakértői csoportot

Mint minden más projektnél, a folyamat újratervezéséhez magasan képzett és motivált emberekből álló csapatra van szükség, amely elvégzi a szükséges lépéseket. A legtöbb esetben a csapat a következőkből áll:

Senior manager

Ha jelentős változtatásra van szükség, akkor annak felügyelete szükséges, aki döntéseket hozhat, és akivel közvetlenül kapcsolatba léphet.

TURBÉKOL

Valakire lesz szükség, aki ismeri a folyamat bonyolultságát. Ott a műveleti vezető beavatkozik, miután együtt dolgozott a folyamatokkal, és képes volt hozzájárulni hatalmas tudásához.

Újratervező szakemberek

A megfelelő mérnökökre lesz szükség. Az újjáépítési folyamatokhoz szakterületre lehet szükség különféle területeken, az IT-től a gyártásig.

Keressen nem hatékony folyamatokat és határozza meg a fő teljesítménymutatókat (KPI)

Meg kell határozni a helyes KPI-ket. A KPI-k általában az optimalizált folyamat függvényében változnak.

Ezután a folyamatokat külön-külön kell követni. Ennek legegyszerűbb módja az üzleti folyamatok feltérképezése.

Sokkal könnyebb, ha mindent megtesz írásban lépésről lépésre. Itt hasznos az operatív menedzser, mivel megkönnyíti a folyamatok meghatározását és elemzését.

A folyamatokkal való legalapvetőbb módszer a folyamatábrák segítségével. Vegyen egy ceruzát és papírt, és írja le lépésről lépésre a folyamatokat.

Ha több ismerete van a technológiáról, akkor a szoftver felhasználásával a folyamatelemzéshez mindent sokkal könnyebbé tehet.

A folyamatok újratervezése és a KPI-k összehasonlítása

Ezen a ponton nincs sok hozzátenni. Most azt kell tennie, hogy folytatjuk az elméletek gyakorlati megvalósítását és ellenőrizzük, hogyan tartják fenn a KPI-ket.

Ha a KPI-k azt mutatják, hogy az új megoldás jobban működik, akkor elkezdi a megoldás lassú méretezését, és egyre több üzleti folyamatban bevezeti azt.

Példák

Ford Motors

Az 1980-as években az amerikai autóipar recesszióon ment keresztül. A költségek csökkentése érdekében a Ford úgy döntött, hogy alaposan elemezte egyes részlegeinek üzleti folyamatait, és megpróbálta nem hatékony folyamatokat találni.

Észrevették, hogy több mint 500 ember dolgozott a számviteli osztályon. Összehasonlításképpen, körülbelül 100 ember dolgozott ugyanabban az osztályban a versenytárs Mazda mellett.

Annak ellenére, hogy a Ford nagyobb társaság volt, mérhető célt tűzött ki annak érdekében, hogy az osztályon az alkalmazottak számát mindössze 200 főre csökkentse.

Elindítottak egy folyamat-újrafejlesztési kezdeményezést, hogy kiderítsék, miért volt az osztályon olyan sok alkalmazott. Elemezték a jelenlegi rendszert és megállapították, hogy az alábbiak szerint működik:

- Amikor a beszerzési osztály megírt egy megrendelést, elküldte annak egy példányát a számlákkal foglalkozó osztályra.

- Ezután az anyagfelügyeleti osztály megkapta az árut, és elküldte a tartozásokra vonatkozó dokumentum másolatát.

- Ugyanakkor a szállító nyugtát küldött a szállított árukról a fizetési kötelezettségre.

Teljesen új folyamat

A fizetendő tisztviselőnek meg kellett egyeznie a három megrendeléssel, és azoknak egyeztetésével manuálisan bocsátotta ki a kifizetést. Ez a folyamat sok munkaerőt igényelt az osztályon.

A kisebb változtatások helyett a Ford egy teljesen új folyamatot fejlesztett ki. Az információs technológia fontos szerepet játszott ebben az új folyamatban.

Kialakítottak egy adatbázist, amelyre értesítést küldtek, amikor a beszerzési osztály megrendelést tett.

Az anyagok szállításakor a raktári alkalmazott bevitte őket a számítógépbe. Így azonnal ellenőrizhette, hogy a szállított anyagok rendben vannak-e, és így később automatikusan fizetik meg őket.

Ilyen módon teljesen megszüntették a fizetési kötelezettséggel rendelkező tisztviselőknek a megrendelések egyeztetésére való törekvését, és 75% -kal csökkentették a hivatali alkalmazottak számát.

Taco Bell

A Taco Bell újjáépítette üzleti tevékenységét, több figyelmet fordítva a szolgáltatási szempontokra és központosítva gyártási területét.

A K-Minus program létrehozásával az étterem előtt hús, kukorica, bab, saláta, sajt és paradicsom készültek az étterem előtt. Az éttermekben ezeket az elkészített összetevőket csak akkor szerelték össze, amikor egy ügyfél kérte őket.

Az új munkamódszer néhány sikere a megnövekedett alkalmazotti motiváció, jobb minőség-ellenőrzés, kevesebb balesetek, nagyobb megtakarítás és több idő fordult az ügyfélszolgálatra.

Előnyök és hátrányok

-Előny

Csökkentse a költségeket és a ciklusidőket

A folyamat újratervezése csökkenti a költségeket és a ciklusidőket, mivel kiküszöböli a nem produktív tevékenységeket és az azokat végrehajtó alkalmazottakat.

A csoport átszervezése csökkenti a különböző szintű menedzsment igényét, felgyorsítja az információáramlásokat, kiküszöböli a több átvitel által okozott hibákat és újramunkálatokat.

Javítani kell a minőséget

A folyamat újratervezése javítja a minőséget azáltal, hogy csökkenti a munka széttöredezettségét és a folyamatok egyértelmű tulajdonjogát teremti meg.

A munkavállalók vállalják a felelősséget a termelésért és teljesítményük gyors visszajelzés alapján mérhetők.

Növelje a termelékenységet

A folyamat újratervezésének célja az elavult folyamatok modernizálása, és gyakran időmegtakarítást eredményez. Például a szervezet felfedezheti, hogy egy bizonyos folyamatot négy alkalmazott helyett két alkalmazott végezhet.

Ügyfélorientáció

A feladatorientáltól a folyamatorientáltra való áttéréssel a hangsúly az ügyfélen áll. Ennek az az előnye, hogy az összes irreleváns folyamat gyorsan előtérbe kerül, majd könnyen eltávolítható vagy módosítható.

Javítani kell a versenyhelyzetet

Általában a szervezet által végrehajtott változások csak fokozatosan észrevehetők. Ahhoz azonban, hogy versenyképes maradjon és megfeleljen az ügyfelek igényeinek, megfelelő módon kell eljárnia.

A folyamat újratervezésével a radikális változásokat viszonylag rövid idő alatt hajtják végre.

-Disadvantages

A személyzet alkalmazkodása

Néhány munkavállaló nem alkalmazkodik a változásokhoz, és az új vezetők túlterheltek lehetnek. Más munkavállalók elavulnak, ha elsődleges szerepüket eltávolítják a folyamat áttekintése részeként.

Ha egy alkalmazott hétfő reggel meghallja, hogy megváltozott az egész munkaleírás, ez zavarónak tűnhet.

Ezért nagyon fontos, hogy a végrehajtott változásokat jól kommunikálják a munkavállalóval.

Befektetést igényel

A folyamat újratervezése általában befektetéseket igényel, különösen a technológiában. Elavult módszerek, például egy feladat kézi elvégzése, szemben a számítógépes programokkal.

A programok javítják a hatékonyságot és csökkentik a hibákat, de a cégnek befektetnie kell a szoftverekbe és a képzésbe, ami drága lehetőség azoknak a cégeknek, amelyek azonnali költségcsökkentést szeretnének elérni.

Irodalom

1. Wikipedia, a szabad enciklopédia (2019). Üzleti folyamatok újratervezése. Forrás: en.wikipedia.org.
2. Sonia Pearson (2019). Üzleti folyamat újratervezése (BPR): meghatározás, lépések, példák. Tallyfy. Forrás: tallyfy.com.
3. Janse (2018). Üzleti folyamatok újratervezése (BPR). ToolsHero: Feltöltve: toolshero.com.
4. Katayoun Atefi (1997). Az üzleti folyamatok újratervezésének hivatalos modelljei a tervezéshez és a tervezés validálásához. Feltöltve: eil.utoronto.ca.
5. Clever ISM (2019). Versenyképesebbé tétele az üzleti folyamatok újratervezésével (BPR). Forrás: cleverism.com.
6. Vállalati szervezet (2017). Az újratervezés típusai. Feltéve: organizacionempresa.xyz.
7. Üzleti zsargonok (2019). Üzleti folyamatok újratervezése. Forrás: businessjargons.com.
8. Anna Assad (2017). A BPR hátrányai és előnyei. Bizfluent. Forrás: bizfluent.com.