BESZERZÉSI IGÉNY: TÍPUSOK, HOGYAN KÉSZÜLNEK ÉS PÉLDÁK - DUDAS - 2025

A beszerzési igénylés az a dokumentum, amelyet egy felhasználói osztály vagy a raktár munkatársa generál, hogy értesítse a beszerzési osztályt a megrendelni kívánt tárgyakról, a mennyiségről és a szállítási határidőről. Vállalkozásból történő vásárlás a követelmények összegyűjtésével kezdődik.

Miután összeállították őket, tájékoztatni kell a beszerzési osztályt. A beszerzési igény az a dokumentum, amely tartalmazza a követelmények listáját. A csalások megakadályozása érdekében az osztályvezetők általában nem kaphatnak megrendelést közvetlenül a szállítóktól vagy vásárolhatnak a cég nevében.

Ehelyett egy másik, beszerzési osztálynak nevezett részleg, amely ténylegesen megrendeléseket küld a külső szállítóknak. A különféle osztályok vezetői a beszerzési igénylési űrlapokat használják, hogy tájékoztassák az osztályt arról, hogy milyen anyagokat kell megvásárolni.

A beszerzési igények és a megrendelések kulcsfontosságú dokumentumok a társaság működéséhez szükséges tárgyak beszerzésének folyamatában, a megrendelési folyamat belső és külső szabványosításával.

típusai

A vásárlás igénylésével kapcsolatos kulcsfontosságú pontok a következők:

- Ez egy beszerzési osztályhoz intézett kérés, hogy szerezzen be egy bizonyos anyag listát.

- Szüksége van a beszerző szervezet jóváhagyására.

- belső dokumentum; azaz a szervezetön belül marad.

A következő típusú beszerzésekhez beszerzési igényt hozhat létre:

Alapértelmezett

Kellékek és anyagok beszerzése a szállítóktól, mind a gyártási folyamatok, mind az irodai fogyóeszközök és egyéb eszközök beszerzése céljából.

outsourcing

Nyersanyag szállítása beszállítónak, és így késztermék előállítása.

Küldemény

Az anyag beszerzése, amelyet a vállalat létesítményeiben tárolnak, és a szállító fizeti erre.

Átutalás

Anyagok beszerzése egy másik osztálytól vagy területtől, amely ugyanabban a szervezetben található.

Külső szolgáltatás

Harmadik fél szolgáltatójának igénybevétele, például az üzem karbantartása.

Ahogy kidolgozták?

A beszerzési igénylés alapvető alkotóelemei a következők:

- Az igénylés száma, amely lehetővé teszi a dokumentum azonosítását. Előzetesen nyomtatni kell.

- Kérő osztály.

- A igénylés és a kért kézbesítés dátuma.

- A kérelmet előkészítő személy neve és a megfelelő engedélyt teljesítő személy aláírása.

- A téves adatok elkerülése érdekében a kért tételeket részletesen le kell írni. Az összegnek pontosnak kell lennie; nagyon fontos a szükséges egységet (kilogramm, liter, egység stb.) elhelyezni.

- A beszerzési osztály vezetőjének aláírása, aki jóváhagyja vagy nem hagyja jóvá a vásárlást.

- Ha árajánlatokat már bekértek a szállítóktól, akkor azokat csatolni kell a igényléshez.

Beszerzési igénylés

A beszerzési igénylési folyamatot a szervezetek használják az ellátási megrendelések benyújtására és nyomon követésére. Ezek a nyersanyagoktól az irodai bútorokig terjedhetnek, és így tovább.

Amikor egy osztályvezető úgy ítéli meg, hogy az anyagok fogyatékossá válnak, kitölti a beszerzési igénylési űrlapot, amely a fent felsorolt ​​mezőket is tartalmazza.

A beszerzési igénylés az a forma, amelyet egy vállalati osztály megküld a beszerzési osztálynak, felsorolva azokat a tételeket, amelyeket meg szeretne rendelni egy külső szállítótól.

Ez a folyamat lehetővé teszi a felhasználók számára a megrendelés benyújtását, a felügyeleti jóváhagyás megszerzését, és ami a legfontosabb: lehetővé teszi harmadik fél gyártóinak, hogy árajánlatokat nyújtsanak be.

Amikor a beszerzési menedzser megkapja a beszerzési igényt ebben a folyamatban, áttekintheti a forrásfelhasználó által benyújtott összes információt. A menedzser egyszerűen kiválasztja, hogy a igénylés jóváhagyásra került-e vagy sem.

Ha azt nem hagyják jóvá, egy dobozban található a döntés indoklása, és a megkereső osztályt értesítik erről a döntésről. Ha azonban a menedzser megadja jóváhagyását, a következő lépés az lesz, hogy árajánlatot kérjen a szállítóktól.

fontosság

Indítsa el a beszerzési folyamatot

Időnként a társaság részlegeinek szüksége lesz anyagokra; a beszerzési igény elindítja a beszerzési folyamatot. A beszerzési osztály a dokumentum erőssége szerint jár el.

Ha bármilyen probléma merül fel, a dokumentum bizonyítékként szolgál arra, hogy egy osztály bizonyos kommunikációval megrendelte a kellékeket.

Ez egy ellenőrző eszköz

Ha nincs megfelelő ellenőrzés, a személyzet csalásba kerülhet, mivel anyagokat kérhetnek személyes használatra.

A beszerzési igénylés mellett intézkedéseket hoznak annak biztosítására, hogy ne kerüljenek csalások elkövetésére. A kérelemnek több kézből kell átadnia annak pontosságát és szükségességét.

Védje az üzletet

A helyhez kötési meghagyásokkal elkerülhető a csalás esélye. A vállalati eszközök szintén védettek.

A beszerzési folyamat központosítása

Ha egy szervezet megköveteli, hogy minden igényt központilag a beszerzési osztályon keresztül végezzen, akkor könnyű kezelni a teljes folyamatot.

A vásárlók is profitálnak, mivel most összevonhatják a vásárlásokat és kiaknázhatják a szervezet vásárlóerejét a jobb feltételek megtárgyalására.

Példák

1. példa

Kérés száma: 00455

Dátum: 2018. május 15

A pályázó neve: Annaliese Corvo

Beosztás: képzésvezető

Osztály: Személyzeti képzés

A kérelem indoklása: A következő cikkeket kell használni a "Minőségbiztosítás" képzésben, amelyet 2018. július 16–20-ig tartanak.

- 01 flip chart marker eset.

- 12 ceruza.

- 01 flip chart 20 fehér lappal: 1 méter széles és 1,5 méter hosszú.

- 12 normál méretű egysoros notebook.

- 06 színes marker a táblára.

- 12 törlő törölhető.

- 12 kék toll.

2 levélpapír-beszállítóktól kapott ajánlatot csatolunk.

Engedélyezte: Alberto Moreno

Beosztás: Humánerőforrás-menedzser

Humán erőforrás menedzsment

2. példa

Konfekcionisták Tely, az SA termelési osztályának különféle anyagokat kell megrendelnie és ki kell töltenie a beszerzési igénylési űrlapot. Ez az űrlap értesíti a beszerzési osztályt, hogy ezekre a kellékekre szükség van.

A beszerzési osztály jóváhagyhatja vagy elutasíthatja a beérkezett igényt. Ha jóváhagyják, akkor megrendelés jön létre.

A megrendelést az eladónak küldik el, hogy megvásárolja a termékeket. A szállító számlával készíti el és szállítja a termékeket.

A fogadó osztály megkapja a termékeket és kézhez veszi a számviteli osztályt.

Ha az összes dokumentum megfelel, a számviteli osztály a számlát jóváhagyja a pénztáros számára, jelezve, hogy a fizetés a szállítónak megtörténhet.

Irodalom

1. Üzleti szótár (2018). Beszerzési igény. Forrás: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Mi az a beszerzési igény? Forrás: myaccountingcourse.com.
3. Erdei idő. A különbség a megrendelés és a megrendelés között. Kisvállalkozás - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Mi az a beszerzési igény és miért fontos az Ön vállalkozása számára? Procurify. Forrás: blog.procurify.com.
5. Tutorials Point (2018). SAP MM - Beszerzési igény. Forrás: tutorialspoint.com.