VÉGREHAJTÓ TITKÁR: PROFIL, SZÜKSÉGES KÉSZSÉGEK ÉS FUNKCIÓK - DUDAS - 2026

Az ügyvezető titkár olyan munka vagy szakma, amely a vállalat vagy szervezet magas rangú alkalmazottainak maximális támogatását szolgálja. Ő lesz az, aki megszervezi és fenntartja a vezetők ütemtervét, és segít nekik a legkülönfélébb adminisztratív feladatok elvégzésében.

A cél az, hogy hozzájáruljon a vállalkozás általános hatékonyságához azáltal, hogy biztosítja, hogy az Ön számára kiosztott összes adminisztratív feladat időben és hatékonyan elvégezhető legyen. A titkár az a személy, aki adminisztratív támogatást nyújt. Végrehajthatnak olyan feladatokat, mint például írás és fájlbevitel, a telefonra válaszolás és az üzenetek továbbítása.

Forrás: pixabay.com

Másrészt a végrehajtó titkár vagy adminisztratív asszisztens e tevékenységek egy részét is elvégzi, az iroda koordinálásával, a termékek kutatásával, a beszállítókkal való kapcsolattartással, a termékek rendelésével és az adatbázis létrehozásával együtt..

Az ügyvezető titkárok általában magasabb fizetést kapnak, mint a titkárok, mert magas szintű feladatokat látnak el, és felgyorsítják az irodai termelékenységet.

Szükséges profil

- Bachelor fokozat az üzleti adminisztrációban vagy a kapcsolódó területeken.

- Bizonyított tapasztalat végrehajtó titkárként vagy hasonló adminisztratív szerepkörben.

- Kompetenciának kell lennie a Microsoft-Office átfogó kezelésében és a back-office szoftverekben, például az ERP rendszerekben.

- Az irodai adminisztráció és az alapvető számviteli eljárások, valamint az iparágban alkalmazott vonatkozó műszaki szókincs mély ismerete.

- Az alapvető kutatási módszerek és a jelentési technikák ismerete.

- Kiváló szervezési és időgazdálkodási képességek.

- Kiemelkedő kommunikációs és tárgyalási képességek.

- Integritás és titoktartás.

Az ügyvezető titkároknak gyors szakembereknek kell lenniük, nagy időgazdálkodási készséggel és multitasking képességgel. Munkájuk során a gondossággal és a kompetenciájukkal a vezetők összpontosíthatnak vezetői felelősségükre, anélkül, hogy egyéb feladatokra kellene aggódniuk.

Sok vezetõ nagymértékben támaszkodik ügyvezetõ titkárára a napi feladatok összehangolására és az ütemterv megõrzésére. Taktára és magabiztosságra van szükség a menedzser idejének gondoskodására.

Szükséges készségek

Az ügyvezető titkároknak alapvető ismeretekkel kell rendelkezniük, például írás, nyelvtan, helyesírás és írásjelek, valamint tapasztalatokkal kell rendelkezniük az irodai berendezések és a szokásos szoftveralkalmazások, például a szövegszerkesztés, a táblázatok és a grafika használatában.

Ugyanígy kiváló időkezelési készségekkel és képességekkel kell rendelkezniük a különféle felelősségek hatékony kezelésére.

Másrészt a végrehajtó titkárnak más tulajdonságokra is szüksége van, mint például a jó megítélés, a diplomácia, a diszkréció és a képesség a problémák autonóm megoldására.

Erõs kommunikációs készségekre van szükségük a nyilvánossággal való interakcióhoz, jelentések írásához és publikációk áttekintéséhez.

Aktív hallgatni

Teljes mértékben figyelni kell arra, amit mások mondanak, időt kell fordítania a felvetett pontok megértésére, megfelelő kérdéseket feltenni, és nem szakíthat meg nem megfelelő időben.

Szövegértés

Az írásbeli mondatok és bekezdések teljes megértése a munkával kapcsolatos dokumentumokban.

Idő beosztás

Tudja, hogyan lehet hatékonyan kezelni mind saját, mind mások idejét.

Tudd, hogyan kell beszélni

Beszéljen világosan másokkal az információk hatékony továbbadása érdekében.

Írás

Hatékony írásbeli kommunikációt kell folytatni, a közönség igényei szerint.

Kritikus gondolkodás

A logika és az érvelés használata a felmerülő problémák megoldásainak, következtetéseinek vagy alternatív megközelítéseinek erősségeinek és gyengeségeinek azonosításához.

Proaktív tanulás

Megérteni az új információk következményeit a jelenlegi és jövőbeli problémamegoldásban és a döntéshozatalban.

egyeztetés

Tevékenységek kiigazítása mások cselekedeteihez viszonyítva.

Felülvizsgálat

Saját, más emberek vagy szervezetek teljesítményének áttekintése és értékelése javítások vagy korrekciós intézkedések meghozatala érdekében.

Jellemzők

Az ügyvezető titkár felelhet a kicsi készpénzért és a könyvelésért, de költségvetést is kezelhet. Cikkeket tehet közzé egy weboldalon, de megtervezheti és kezelheti a weboldalt is.

Adatokat adhat meg egy táblázatba, amelyet Ön készített és használt a jelentési funkciókhoz.

Az ügyvezető titkár felügyelheti az adminisztratív személyzetet. Gyakran közvetlenül a vezérigazgatónak ad beszámolót, és jóváhagyhat egy vagy több vezetőt.

feladatai

Figyelem a vezetőkre

- A vezetők napirendjének fenntartása és a kinevezések, igazgatósági ülések, konferenciák stb.

- Vegyen részt az üléseken az ülések jegyzőkönyveinek és jegyzőkönyveinek elkészítésében, majd azokat összeállítsa, átírja és terjessze.

- Minden utazási intézkedést meg kell hozni a vezetők számára: jegyvásárlás, szállodafoglalás, utazási költségek kiszállítása, a vonatkozó dokumentáció kezelése és áttekintése stb.

- Végezzen el a megbízott vizsgálatokat, gyűjtsön adatokat és dokumentumokat vagy jelentéseket készítsen mérlegelésre és bemutatásra az ügyvezetők, a bizottságok és az igazgatótanácsok szerint.

- Kezelje a bizalmas dokumentumokat, ügyelve arra, hogy azok védelme és biztonsága megmaradjon.

Belső és külső kölcsönhatás

- Telefonhívások fogadása és szűrése, átirányítva őket a megfelelő személyre, ha kényelmesebb.

- Az összes bejövő vagy kimenő levelezés (e-mail, levél, fax, csomag, stb.) Kezelése, rangsorolása és terjesztése, a bejövő emlékeztetők, prezentációk és jelentések elolvasása és elemzése, fontosságának meghatározása és terjesztésük megtervezése érdekében.

- Készítsen válaszokat a rutin kérdéseket tartalmazó levelezésre.

- Figyelemmel kísérje az irodaszerek használatát, és tárgyaljon a feltételekről a beszállítókkal annak érdekében, hogy a megrendelések jövedelmezőbbek legyenek.

- Találkozni magánszemélyekkel, különleges érdekcsoportokkal és másokkal a vezetők, bizottságok és igazgatóságok nevében.

- Üdvözölje a látogatókat, és határozza meg, hogy hozzáférést kell-e biztosítani bizonyos emberekhez.

Adminisztratív támogatás

- Az elektronikus és a papíralapú nyilvántartást tartsa a fájlban, biztosítva az információk szervezését és a gyors visszakereséshez könnyen hozzáférhető információkat.

- Számlák, beszámolók, levelek, pénzügyi kimutatások és egyéb dokumentumok elkészítése szövegszerkesztő szoftver, táblázatok, adatbázisok és / vagy bemutatók felhasználásával, a számvitelhez kapcsolódó megfelelő segítséggel is.

- Általános irodai feladatok elvégzése, például adminisztrációs rendszerek karbantartása és alapvető számviteli feladatok elvégzése.

- Koordinációs és közvetlen irodai szolgáltatások, például nyilvántartások és költségvetés-tervezés, a vezetők támogatására.

- Igazgatási politikák és eljárások kialakítása és felügyelete mind az irodai alkalmazottak, mind a szervezet számára.

- Tekintse át a működési gyakorlatokat és az eljárásokat annak meghatározása érdekében, hogy lehet-e javítani olyan területeken, mint például a munkafolyamat, a jelentési eljárások vagy a költségek.

- Egyéb adminisztratív személyzet felügyelete és képzése.

Irodalom

1. Működőképes (2018). Ügyvezető titkár munkaköri leírása. Feltöltve: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). A különbség a titkár és az ügyvezető titkár között. Munka - Chron. Forrás: work.chron.com.
3. Karrier-tervező (2018). Ügyvezető titkár és adminisztratív asszisztens. Feltöltve: job- leírások.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Ügyvezető titkár munkaköri leírás. Forrás: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Végrehajtó titkár felelősségei. Forrás: bestsampleresume.com