ÍRÁSOS KOMMUNIKÁCIÓ: JELLEMZŐK, TÍPUSOK, ELEMEK - IRODALOM - 2025

Az írásbeli kommunikáció bármilyen interakció, amely felhasználja az írásbeli kódot. Noha az orális nyelv ugyanazon nyelvi rendszeren alapul, tulajdonságai eltérnek. Így, másoktól eltérően, az írott forma teljesen hagyományos. Ennek meg kell felelnie a meghatározott mintáknak, a nyelv által meghatározott szabályok szerint.

Másrészt az írásbeli kommunikáció az ember közötti formális kommunikáció leggyakoribb formája, és különféle társadalmi funkciókat lát el. Használatai között nagyon gyakran használják különféle események dokumentálására és személyek közötti interakciók végrehajtására.

Ezenkívül a másik legfontosabb jellemzője, hogy nem követeli meg a küldő és a fogadó jelenlétét ugyanabban a térben és időben. Ezért az üzenetet lusta módon veszik át, és az író (küldő) és az olvasó (fogadó) interakciója nagyon korlátozott.

Másrészt az írásbeli kommunikáció lényegében kreatív tevékenység, amely tudatos erőfeszítést igényel. Ez az erőfeszítés az elme által keltett ingerekből származik.

Ebben különbözik az orálistól, ahol kívülről érzékszervi receptorok veszik fel őket. Az írók viszont a belső szellemi tevékenységből származnak.

jellemzők

Az üzenet késleltetett fogadása

Az írásbeli kommunikáció egyik jellemzője az idő tényezőjéhez kapcsolódik. Személyes kommunikációs helyzetben a feladó titkosított üzeneteit a fogadó azonnal megkapja.

Az írásbeli kommunikációban azonban mindig késik. Általában nincs rögzített határidő erre a késésre.

Korlátozott ciklusok

A kommunikációs ciklus négy alapvető kommunikációs elemet tartalmaz: a küldőt, az üzenetet a kommunikációs csatornával együtt, a vevőt és a választ vagy a reakciót. Mivel az üzenet fogadása késik, az írásbeli kommunikáció ciklusa korlátozottabb.

A kommunikáció és az információ terén elért új fejlemények miatt azonban sok csatorna lehetővé teszi a ciklus utolsó lépésének (visszacsatolás vagy válasz) befejezését ugyanabban az időben, mint a személyes kommunikációt. Ezekre példa az azonnali üzenetküldő szolgáltatások.

Kevés hely az redundanciához

Az írásbeli nyilvántartás korlátozza az elbocsátás lehetőségét. A szóbeli kommunikáció során a gesztusok és a paraverbális elemek - például az intonáció - támogatják a verbális nyelvet.

Írásbeli kommunikáció esetében ez nem igaz. Ezért a kereslet magasabb, ami arra készteti a kibocsátót, hogy a szavakat nagyobb pontossággal használja.

Valójában az írásbeli kommunikációnak magas társadalmi értéke van. Ez az értékelés a szavak megismétlésével és ugyanazon szintaktikai minták használatával csökken. Itt az eredetiség és még a formális innováció is uralkodik.

Előzetes tervezés

Az írásbeli kommunikáció általában nem gyakorlatias cselekedet. Az írás gyakran megfelel számos feltételnek vagy követelménynek. Közülük, ha hatékony kommunikációra törekszünk, világossá kell tenni az üzenet egészét és annak belső megfogalmazását.

Ehhez a kibocsátónak rendelkeznie kell egy szöveges szervezési rendszerrel. A szöveg előrehaladtával az üzenet összes elemét összekapcsolják, amíg releváns ötleteket nem kapnak jelentéssel.

típusai

Ami az írásos kommunikáció típusait illeti, az emberi cselekvés több és sokféle területe is létezik. Ilyen módon minden alkalommal néhány (távirat) eltűnik, mások megjelennek (például e-mail). Ezek közül csak néhányat írunk le alább.

Memos

A feljegyzés a szervezet tagjai közötti népszerû írásbeli kommunikáció. Rövid űrlapú levél, minimális udvariassággal és azonnali hozzáféréssel az üzenet adott témájához.

Az ilyen típusú kommunikációban általában vannak előre meghatározott formátumok. A betartandó fő szabály a helyes megfogalmazást, valamint a személyes és hierarchikus tiszteletet tartalmazza. Az írásmódnak közvetlennek és bármiféle ismeretektől mentesnek kell lennie.

jelentések

A jelentések az írásbeli kommunikáció másik típusa. Használhatók kereskedelmi, oktatási, jogi vagy tudományos célokra.

A jelentés jellegétől és céljától függően előfordulhat, hogy már vannak előre meghatározott formátumok. Általánosságban azonban a jelentésnek rövid bevezetést, fő célkitűzéseket és eredményeket kell tartalmaznia.

Bizonyos esetekben grafikonok és táblázatok szerepelnek az eredmények megértésének megkönnyítése érdekében. Hasonlóképpen, sok jelentés tartalmazza az ajánlások listáját.

brosúrák

A brosúrák olyan kiadványok, amelyekben a vállalatok bemutatják termékeiket és szolgáltatásaikat. Kiküldték őket, hogy segítsék az értékesítési képviselőket az ügyfelek látogatásában.

A vállalatok különféle formájú és méretű brosúrákat készítenek. Egyes brosúrák levélméretűek, míg mások fél vagy három részre vannak hajtogatva.

Másrészt jellemzik, hogy nagyon színesek, és fő termékeikben vagy szolgáltatásaikban rengeteg kép van. A szövegek kevés és sok üres helyet foglalnak el, így a brosúra könnyen olvasható.

e-mailek

Az e-mailek jelenleg a kommunikáció nagyon gyakori formája. Ezek dokumentumok küldésére, találkozók szervezésére, találkozók megerősítésére és az állásjelöltekkel való kapcsolattartásra szolgálnak. Ezen felül személyes ügyek kezelésére használják őket.

A viszonylagos informalitás ellenére az e-maileknek bizonyos hagyományos szabályokat kell követniük. Ebből a célból a formátum szóközöket rendel a küldőnek, a címzettnek, a tárgynak és egy helyet, ahol az üzenetet meg kell írni.

Még ha nem kereskedelmi célokra is használják, vannak bizonyos konvenciók, amelyeket be kell tartani a negatív reakciók elkerülése érdekében. Ezek közül megemlíthetjük a nevek és címek helyes írását, az írásjelek helyes használatát, valamint a mondatok és bekezdések helyes alakítását.

javaslatok

A pályázatok olyan dokumentumok, amelyek leírják a jövőbeli projekteket. Ezek általában csak egy vagy két oldal hosszúak. Ezek tartalmazzák a projekt minden egyes konkrét feladatának kapcsolódó költségeit.

Ide tartoznak a projekthez közvetlenül nem kapcsolódó egyéb költségek is, például a nyomtatás, a postai és a postai költségek.

Levelek

A levelek az írásos kommunikáció egyik legrégebbi formája. A levelek tárgya lehet személyes vagy üzleti. Az elektronikus nyomtatványok megjelenése előtt ezek nagyon népszerű kommunikációs eszközök voltak. Az e-mailekhez hasonlóan az udvariasság és a tömör üzenetek kereskedelmi szempontból józan formáit is használták.

Ugyanakkor a személyes levelek kevésbé mutattak szokást az írásukban. Az ingyenes kezelések minimálisak voltak. A téma fejlesztése az üzenet küldője és fogadója számára kényelmes volt. Az oldalak számát mindkét oldal korlátozta. Fokozatosan ezeket felváltotta az elektronikus üzenet.

táviratok

A távirat egy levél rövid, egyszerűsített változata. Itt az udvariassági képleteket minimálisra csökkentik, és néha kihagyják. Az üzenet szövege a lehető legtöbb szó elhagyásával van megírva, és megtartja az értelmezéséhez szükséges minimumot.

Ugyanakkor az udvariasság formái általában szabványosak és rövidített formák voltak (Mr. úr, asszony, asszony és hasonlók). Mint a levelekben is, az elektronikus média fejlődésével csökken a felhasználása.

faxok

Ez volt az úttörő módszer az írásos üzenetek elektronikus továbbítására. Annak ellenére, hogy az írás és az olvasás írásbeli papíron is történt, továbbítása elektronikus úton történt. Használata csökkent az elektronikus média egyre növekvő használata miatt.

Az írásbeli kommunikáció elemei

Általánosságban elmondható, hogy az írásos kommunikáció három fő eleme a struktúra (tartalom formája), stílus (írás) és tartalom (téma).

Szerkezetében segít az olvasóknak a téma megértésében. Ezért javasoljuk, hogy az írás megkezdése előtt tisztázza a céljait}.

A stílus vonatkozásában ez elsősorban a kibocsátóval kapcsolatos. Fontos azonban az írott anyag potenciális címzettjeinek figyelembevétele. Időnként rövid mondatok vagy bekezdések használatára van szükség, egyszerű szókincs használatával. Az üzenetnek néha kissé hosszabbnak és kifinomultabbnak kell lennie.

Végül, a téma szempontjából nagyon változatos lehet. Az emberi interakció minden területe lehet írásbeli kommunikáció tárgya. Ez magában foglal mindent, a tudományos és a személyes, a törvények és eljárások egészen át.

Előny

Permanencia időben

Az írásbeli kommunikáció állandó információs eszköz. Ezért akkor hasznos, ha nyilvántartást kell vezetni. Hasonlóképpen, nagyon fontos a felelősség megfelelő átruházása, valamint a szabályok és eljárások kialakítása során. Másrészt lehetővé teszi az üzenetek ismételt lekérdezését.

Vezérlő mechanizmus

Az időbeli állandóság lehetőségének köszönhetően az írásbeli kommunikáció ideális eszköz kontroll eszközként. Az ellenőrzési vagy az eredménytáblák, a törvények, a megállapodások többek között a leggyakrabban feldolgozott dokumentumok ezen kommunikációs mód révén.

Megőrzés

Az írásbeli kommunikáció megőrzése magas szintű. Ez lehetővé teszi, hogy biztonságos és tartós legyen. A technológiai fejlődés lehetővé tette az információk megőrzésének más eszközeit is. Jelenleg azonban az eredeti írásbeli dokumentum továbbra is a létezésének és eredetiségének végső bizonyítéka.

Magasabb fényvisszaverési szint

Azok az emberek, akik ezt a közeget hatékonyan használják, írás előtt gondolkodnak. Az üzenetírás műveletét mindig egy gondolkodás és annak meghatározása előzi meg, amelyet kifejezni szeretne. Még az írás is tükröződő folyamat. Ezért ez a kommunikációs mód ideális a pontosság és a pontosság továbbítására.

Kevesebb esély a torzításra és az értelmezésre

Az írásbeli kommunikáció útján továbbított üzenetekben kevésbé van a torzítás lehetősége. Ebben a kommunikációs rendszerben az információkat véglegesen rögzítik, és bármikor ellenőrizhetők. Így kevésbé esik az információ torzulása vagy megváltoztatása.

Másrészt kevesebb esély van az üzenetek félreértelmezésére. Bármilyen kétség esetén az üzenet annyiszor olvasható el, amennyire szükséges, egészen a teljes megértéséig.

Hasonlóképpen, az olvasás vagy az újraolvasás sebessége beállítható az üzenet fogadójának megértési szintjére. Ilyen módon garantálható, hogy ha mind a feladó, mind a fogadó ugyanazt a kódot kezeli, az üzenet a kívánt módon megérkezik.

hátrányok

kiadások

Az írásbeli kommunikáció nem gazdaságos. Vannak költségek az anyaggal (többek között a papír és a tinta), valamint az írások írásához és kézbesítéséhez felhasznált munkával. Ezek a költségek a feladó és a fogadó közötti fizikai távolságtól függően növekedhetnek.

A hatékony megértés képessége

Az írásbeli kommunikáció használata nagy készségeket és kompetenciákat igényel a nyelv és a szókincs használatában. Az íráskészség hiánya és a szövegek rossz minõsége negatívan befolyásolja az üzenetet, és veszélyezteti annak hatékony megértését.

Visszacsatolás

Az írásbeli kommunikáció során az üzenetre adott visszajelzés nem azonnal. Az ilyen típusú kommunikációban a kódolási és dekódolási folyamat lassú.

A használt kódtól függően a megértés a kívántnál hosszabb ideig tarthat. Mindenesetre a visszajelzés az üzenet fogadójának, nem a feladónak kényelmesebb.

Emocionalitás kifejezési nehézsége

Mivel reflektáns közeg, nehezebb az érzelmi képességeket kifejezni az írásbeli kommunikációban. Valójában azok a költők és művészek, akik ezt a médiumot használják a szépség és az érzelmek kifejezésére, nehezen kezelhető technikákat használnak. Egyes esetekben sikeresek, mások azonban nem teljesítik azt a célt, hogy a művész érzelmi képességeit továbbadják.

Az ilyen típusú kommunikációt hidegnek, személytelennek nevezik, és ellentétben áll a kommunikáció más formáival, amelyek tartalmazhatnak verbális és gesztuális vonásokat. Ezért gyakrabban használják az információtovábbítás során, ahol fontos a tények pontossága.

Késleltetett vagy bizonytalan nyugtázás

Az írásbeli kommunikációs módszer megnehezíti az üzenet kézhezvételének azonnali megerősítését. Egyes esetekben még azt sem lehet meghatározni, hogy az üzenet eljutott-e a kívánt címzetthez.

A rugalmasság hiánya

A rugalmasság hiánya az írásbeli kommunikáció további hátránya. Az eredeti üzenet kiadása után nincs lehetőség a tartalom gyors javítására.

A szükséges módosításokat az üzenet fogadójának jóvá kell hagynia. Hasonlóképpen, minden elvégzett javítás, akár részleges is, az egész üzenetet érinti.

Irodalom

1. Inc. (s / f). Írott kommunikáció. Az inc.com oldalról.
2. Sehgal, MK (2008). Üzleti kommunikáció. Újdelhi: Excel Books India.
3. Cabrera, A. és Pelayo, N. (2001). Nyelv és kommunikáció. Caracas: Nemzeti.
4. Bolaños, B. (1996). Írott kommunikáció. San José: EUNED.
5. Suttle, R. (2017, szeptember 26.). Az írásbeli üzleti kommunikáció típusai. A bizfluent.com oldalról
6. Sckool. (2017, február 7.). Az írásbeli kommunikáció három fő eleme. A sckool.org oldalról
7. MSG. (s / f). Írásos kommunikáció - jelentése, előnyei és hátrányai. Készült a managementmentstudyguide.com webhelyről.
8. Az üzleti kommunikáció. (s / f). Az írásbeli kommunikáció előnyei és hátrányai. A (z) thebusinesscommunication.com oldalból származik.
9. Üzleti kommunikáció. (s / f). Az üzleti írásbeli kommunikáció hátrányai. A bizcommunicationcoach.com webhelyről származik.