- A titkár 7 fő funkciója
- 1- Agenda menedzsment
- 2- Figyelem a nyilvánosság felé
- 3- Dokumentumkezelés
- 4- Az érzékeny információk kezelése (belső és külső)
- 5- Irodai szervezet
- 6- Előadások elkészítése
- 7- Közigazgatási felügyelet
- A virtuális titkár
- Irodalom
A titkár fő feladatai közé tartozik a napirend kezelése, a nyilvánosság kiszolgálása és a bizalmas információk kezelése. Ez az a személy, aki az irodában igazgatási segítségnyújtási feladatokat lát el.
Ezt a pozíciót férfi vagy nő töltheti be, bár a leggyakoribb az, hogy nő gyakorolja.
Általában a társaságon belül bizonyos hierarchiával rendelkező személyek, például igazgatók, vezetők, elnökök, köztük az ügyfelek bizalmas ügyei. Ez teszi őket azoknak a végrehajtóknak a jobb kezével, akiknek dolgoznak.
Ha a vállalat kicsi, akkor a titkár legnagyobb munkaterhe az alapvető irodai feladatokhoz kapcsolódik.
A világ egyes országai egy különleges napot szentelnek neki az év során, hogy köszönetet mondjanak és megünnepeljék munkáját. Például Kolumbiában, Peruban és Mexikóban a titkárnap április 26-án, Venezuelában pedig szeptember 30-án van.
A titkár 7 fő funkciója
A titkár feladata, hogy támogatást és együttműködést nyújtson főnökének, hogy késleltetések és zavarások nélkül teljes mértékben teljesíthesse a szervezetben betöltött szerepét.
Noha a társaság jellege befolyásolja a titkár által megkövetelt munka típusát, elmondható, hogy fő feladatai a következők:
1- Agenda menedzsment
A titkár felelőssége naprakészen tartani annak a személynek a napirendjét, akinek azért dolgozik. Itt tükröznie kell az összes és néha személyes vállalkozással kapcsolatos munkáját.
Ezenkívül nyilvántartást kell vezetnie minden olyan személyről és intézményről, amellyel a munkaadója kapcsolatban áll.
A titkár napirendje gyakran szolgál annak a végrehajtó ügynökségnek a naplójában, aki számára dolgozik.
2- Figyelem a nyilvánosság felé
A nyilvánosság figyelme az egyik legalapvetőbb feladat, amelyet a titkárnak kell elvégeznie. Meg kell válaszolnia a hívásokat és rögzítenie kell azok okát, valamint minden olyan adatot, amely lehetővé teszi a munkáltató számára, hogy hatékonyan nyomon kövesse az ügyet.
Ő az a személy, aki látogatásokat fogad az irodában. Ezért fontos, hogy a titkár tartson fenn egy képet, amely összhangban áll a munkahelyi vállalati imázsmal.
Feladata nemcsak a látogatók üdvözlése és barátságosvá tétele, hanem az első utasítások és iránymutatások megadása a vállalat szervezeti kultúrájáról és belső folyamatairól.
3- Dokumentumkezelés
A titkárnő amellett, hogy az a személy, aki fogadja és kezeli a feleségétıl származó levelezést, ír, olvas, megválaszol és elküld a munkáltató leveleinek, értesítéseinek, feljegyzésének és e-mailjeinek nagy részét.
Ennek érdekében bizonyos szoftveralkalmazásokat kell használnia, amelyek lehetővé teszik az ilyen dokumentumok gyorsabb és gyorsabb elkészítését.
Ezen kompetenciák sajátossága attól függ, hogy milyen típusú munkát kell elvégezni azon a területen, amelyen dolgozik.
A titkár kezeli főnökének kapcsolattartási adatbázisát, és írásbeli levelezést, valamint a találkozó jegyzőkönyveit és az irodán belüli egyéb érdekes dokumentumokat tárolja.
Általában a titkár veszi tudomásul a fontos üléseken megvitatott kérdéseket.
4- Az érzékeny információk kezelése (belső és külső)
A jó titkárnőt megkülönböztető funkciók között szerepel az, hogy a vállalat vagy intézmény működéséhez szükséges rendkívül fontos információkat megfelelő módon és hatékonyan kezelje, ahol dolgozik.
Például ellenőriznie kell a jogi dokumentumokat, amelyeket a kormányzati szervek bármikor igényelhetnek.
A környezetről vagy a társasághoz kapcsolódó szereplőktől bármilyen információhoz hozzáférhet. Ezeket az információkat diszkréten, hatékonyan és kellő időben kell kezelni.
5- Irodai szervezet
A titkárnak üzemeltetnie és karban kell tartania többek között az irodai felszerelést és a bútorokat: telefonokat, fénymásolókat, nyomtatókat, vetítőket, bútorokat, iratszekrényeket.
Ő az, aki ellenőrzi a kellékek és az irodai felszerelések leltárát. Ezenkívül a fizikai és az elektronikus fájlrendszereket is rendben tartja, hogy az információk szükség esetén könnyen rendelkezésre álljanak.
A titkárnak tiszta és szervezett munkaterülettel kell rendelkeznie, mivel ez általában az egyik első dolog, amelyet a vállalaton kívüli emberek látnak, amikor belépnek a létesítménybe.
6- Előadások elkészítése
Általában a végrehajtó vezetõnek jelentéseit prezentációk formájában kell bemutatnia, amelyek összefoglalják és rangsorolják az információkat. E feladat elvégzéséhez általában segítséget kér titkárától.
A titkárságon lévő személynek biztosítania kell, hogy az ott megjelenő információ helyesen tükrözze azokat az adatokat, amelyeket főnöke megosztani kíván.
Vigyáznia kell arra is, hogy ez egy helyesírási hibától mentes prezentáció, és összhangban álljon a cég grafikus identitásával.
7- Közigazgatási felügyelet
A titkár felelõssége az is, hogy tisztában legyen azzal a politikával és eljárásokkal, amelyek szükségesek annak a társaságnak vagy intézménynek, amelyben dolgozik, vagyonának gondozására.
A főtitkár hierarchikus szintje szerint a titkár ellenőrizheti az adatok pontosságát, amelyek tükrözik a költségvetési műveletek részleteit.
A titkárnak gondoskodnia kell a vezetés ellenőrzéséről és az erőforrások helyes kezeléséről az irodán belül.
A virtuális titkár
Az online munkahelyek számának növekedésével felmerül az online titkárok vagy virtuális asszisztensek száma.
Ezek a titkárok a fent leírt feladatok nagy részét, de távolról végzik. Ezekben az esetekben a titkárok órákonként vagy projektenként számolják fel szolgáltatásaikat.
Irodalom
- Pénzkultúra (2015). A titkár négy fő funkciója. Helyreállítva: comofuncionaque.com
- Kokemuller, Neil (s / f). A titkár feladatai. Helyreállítva: work.chron.com
- Pymex (2016). Az igazgatási titkár feladatai és felelőssége. Helyreállítva: pymex.pe
- Önkéntes most (s / f). Mi a titkár szerepe? Helyreállítva: diycomitteeguide.org
- Windermere, Anna (s / f). Milyen feladatokat lát el a titkár, mint egy menedzser asszisztens? Helyreállítva: pyme.lavoztx.com